Τα έγγραφα αναφοράς πληροφοριών είναι το πιο σημαντικό συστατικό της σύγχρονης εργασίας γραφείου. Είναι αυτά που συχνά συμπληρώνονται από την αλληλογραφία των θεσμών και των επιχειρήσεων οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας.
Σημασία και χαρακτηριστικά
Πρώτον, πληροφορίες και έγγραφα αναφοράςδιαδραματίζουν έναν βοηθητικό ενδιάμεσο ρόλο σε σχέση με άλλους τίτλους πολιτικής προσωπικού. Δεν είναι υποχρεωτικά και δεν περιέχουν οδηγίες, αλλά παρέχουν μόνο πληροφορίες σχετικά με την πραγματική κατάσταση των επιχειρήσεων, αναφέρουν πληροφορίες που χρησιμεύουν ως βάση για τη λήψη αποφάσεων και την κατάρτιση εντολών. Τα έγγραφα αναφοράς πληροφοριών έχουν ένα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό, το οποίο συνίσταται στην κατεύθυνσή τους στο σύστημα ελέγχου από κάτω προς τα πάνω, δηλαδή. από τον απλό ειδικό στο επικεφαλής του τμήματος, από το κεφάλι στον αναπληρωτή διευθυντή ή απευθείας στον γενικό διευθυντή. Υπάρχουν όμως εξαιρέσεις, για παράδειγμα, η αλληλογραφία (επιστολή υπηρεσίας, τηλεγράφημα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ.) χρησιμεύει στην ανάπτυξη επικοινωνιών μεταξύ των εργαζομένων με ίσα καθήκοντα.
Ταξινόμηση κατά είδος
Τα έγγραφα αναφοράς και πληροφόρησης έχουν πολλάποικιλίες, περιλαμβάνουν: αναφορές και εκθέσεις, περιλήψεις, πράξεις και αναθεωρήσεις, επεξηγηματικές σημειώσεις και επιστολές, τηλεγραφήματα και τηλεφωνικά μηνύματα. Ο αποδέκτης τους μπορεί να είναι εσωτερικός και εξωτερικός. Έτσι:
• τεκμηρίωση αναφοράς: έγγραφα με ατομικό χαρακτήρα τα οποία εκδίδονται με ενιαία αίτηση και αφορούν μόνο έναν εργαζόμενο ·
• η αναφορά και η αναφορά καθορίζονται από τη συγκεκριμένη περιοδικότητα της παροχής του παραλήπτη και τη διαθεσιμότητα ορισμένων τυποποιημένων εντύπων, η συχνότητα μπορεί να είναι τριμηνιαία, ετήσια, εβδομαδιαία.
• Αναλυτική έκδοση τόσο σε ατομικά (εφάπαξ) όσο και σε περιοδικά (τακτά) αιτήματα, έχει ενοποιημένο χαρακτήρα, χρησιμεύει για τη συλλογή γενικών πληροφοριών.
Ενοποίηση των εγγράφων
Σύνθεση, δομή και σειρά καταχώρισηςη τήρηση αρχείων πληροφοριών καθορίζεται σε κάθε επιχείρηση ξεχωριστά στις κανονιστικές πράξεις της πολιτικής προσωπικού. Ωστόσο, είναι υποχρεωτικό να συγκεντρώνονται όλα τα έγγραφα σε μια ορισμένη ομοιομορφία ως προς τη σύνθεση και τη μορφή τους. Ενοποίηση των εγγράφων - είναι η δημιουργία μιας βέλτιστη ομοιομορφία της μορφής, που και για τον καθορισμό λεπτομερειών. Ενοποιημένα είναι έγγραφα επιχειρήσεων που δημιουργούνται με ενιαία πρότυπα και κανόνες, που περιέχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων. Τα έγγραφα πληροφοριών και αναφοράς δεν αποτελούν εξαίρεση και υπόκεινται επίσης στην τυποποίηση. Η διεξαγωγή ενοποίηση είναι αναγκαία για την απλούστευση και τη βελτίωση της ποιότητας των εγγράφων, τον εξορθολογισμό της διαδικασίας αναζήτησης, την προετοιμασία και την εκτέλεση, πληκτρολόγηση των μορφών, μειώνοντας την πολυπλοκότητα της επεξεργασίας και της παραγωγής προηγμένων μεθόδων, καθώς και για τη μείωση του χρησιμοποιείται λίστα. Καθοδήγηση σχετικά με την οργάνωση και τον έλεγχο της ενοποίησης που προορίζεται για τη μητρική οργάνωση για το συντονισμό και τη διαχείριση της Λαϊκής Δημοκρατίας του Κονγκό και OKTEI.
