Ποια είναι η ονοματολογία στην εργασία γραφείου;

Για την ορθή διεξαγωγή των εργασιών γραφείου,Είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τι είναι μια ονοματολογία. Σύμφωνα με τον ορισμό, η ονοματολογία αναφέρεται σε έναν κατάλογο των μερών, των υλικών και των δομών που χρησιμοποιήθηκαν από την παραγωγή, τα οποία καταρτίστηκαν σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σύστημα. Κατά την κατάρτιση ενός τέτοιου καταλόγου, σε κάθε ένα από αυτά τα υλικά αποδίδεται ένας κωδικός αριθμών, γραμμάτων ή ένας αλφαριθμητικός συνδυασμός - αριθμός ονοματολογίας.

Στην περίπτωση διαχείρισης, η ονοματολογία των περιπτώσεων είναισυστηματοποιηθεί στον κατάλογο του περιεχομένου των επίσημων εγγράφων (ή περιπτώσεων) που γίνονται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας του κάθε οργανισμού. Ονοματολογία καθοριστεί πόσο καιρό το χαρτί πρέπει να αποθηκεύεται και να συντάσσεται με ποια σειρά. Για παράδειγμα, σε εκπαιδευτικά ιδρύματα της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης (Γυμνάσιο) σχολείο περιοδικά που τηρείται από τον διευθυντή σπουδών για άλλα 5 χρόνια μετά την απελευθέρωση από τους μαθητές.

Κύριες λειτουργίες

Το κύριο καθήκον στην εκπόνηση της ονοματολογίας των υποθέσεων -κάνει τη δουλειά του διοικητικού μηχανισμού πιο τέλεια, παραγωγικό, να απαλλαγούμε από τις γραφειοκρατικές καραμέλες. Η αποτελεσματική και ποιοτικές λύσεις σε πολλά προβλήματα, οι δραστηριότητες του συνόλου του οργανισμού συχνά, ανάλογα με τη σειρά με την οποία φυλάσσονται έγγραφα, πόσο εύκολα μπορούν να είναι σε πρώτη ζήτηση να βρείτε πόσο καλά έχουν ταξινομηθεί και συστηματοποιηθεί. Η σωστή ταξινόμηση επιτρέπει όχι μόνο γρήγορα να συνεργαστεί με τα έγγραφα, αλλά καθιστά επίσης ευκολότερο να εργαστεί με τα αρχεία και τα αρχεία.

Ας δούμε παραδείγματα της ονοματολογίας των περιπτώσεων και σε ποιους τομείς είναι πιο αποτελεσματικός.

• Συστηματικοποίηση εγγράφων - πότε ήταν τα έγγραφα(σύναψη συμβάσεων, ολοκλήρωση των συναλλαγών, ολοκλήρωση της ποινικής υπόθεσης, εκπόνηση σχεδίου, κλπ.) και έπειτα από την ενεργό χρήση τους έφυγαν, σύμφωνα με την ονοματολογία, αποθηκεύονται σε οργανισμούς με συγκεκριμένη σειρά. Αυτό ισχύει τόσο για έντυπα έγγραφα όσο και για ηλεκτρονικά έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων του υπολογιστή.
• Το περιεχόμενο των πληροφοριών για το πόσο καιρότο έγγραφο διατηρείται για όσο διάστημα μπορεί να είναι αποτελεσματικό. Κάθε περίπτωση που περιλαμβάνεται στην ονοματολογία έχει τους δικούς της όρους για τη διατήρηση των εγγράφων που περιλαμβάνονται σε αυτήν. Όσο πιο πολύτιμο και σημαντικό είναι το έγγραφο, τόσο περισσότερο θα διαρκέσει. Δηλαδή, όταν εργάζονται με έγγραφα στην υπόθεση, τα αξιολογούν αμέσως - ένα είδος εξέτασης αξίας. Αυτό βοηθά και συνεργάζεται με την ίδια την υπόθεση.
• Εξασφαλίζει την ευρετηρίαση των περιπτώσεων. Η ονοματολογία της υπόθεσης χρησιμοποιείται συχνά στη διαδικασία καταχώρησης εγγράφων και ο ονοματολογικός δείκτης της υπόθεσης γίνεται αναπόσπαστο μέρος του αριθμού καταχώρισης του εγγράφου. Αυτό μπορεί να παρατηρηθεί στον κατάλογο όταν υπάρχει απογραφή στο εργοστάσιο ή στο ίδρυμα.
• Εκτελεί το ρόλο αναφοράς όταν μελετά την οργανωτική δομή του ιδρύματος κ.λπ.
• Στο γραφείο εργασίας θεωρείται η βάση για μια απογραφή των περιπτώσεων με μόνιμη ή προσωρινή περίοδο αποθήκευσης και λογιστικά έγγραφα.
• Χρησιμοποιείται ως δείγμα, ένα σχέδιο για τη δημιουργία αρχειοθήκης και μια αναφορά στα χρησιμοποιούμενα έγγραφα.

Έτσι, μια καλή γνώση του τι είναιη ονοματολογία και οι δεξιότητες για τη συνεργασία με αυτήν είναι απαραίτητες σε κάθε οργάνωση ή ίδρυμα, στην επιχείρηση. Η ονοματολογία πρέπει να καλύπτει ολόκληρη την τεκμηριωτική δραστηριότητα του ιδρύματος.

Ονοματολογία

Η ονοματολογία έχει τα δικά της πρότυπα και απαιτήσεις για το σχεδιασμό, δεν μπορούν να παραβιαστούν. Περιγράφονται σε ειδικές μεθοδολογίες και οδηγίες για την τήρηση αρχείων.

Συνήθως γίνεται διάκριση τριών τύπων επιχειρηματικής ονοματολογίας:

• τυπικό.
• κατά προσέγγιση.
• Πρόσωπο, που αναπτύχθηκε για συγκεκριμένη οργάνωση.

Τι είναι μια ονοματολογία είναι τυπική, είναι σαφές από τον τίτλο - αυτά είναι κανονιστικά έγγραφα, καθορίζουν τη σύνθεση των περιπτώσεων που χρησιμοποιούνται σε οργανισμούς ενός τύπου.

Η κατά προσέγγιση ονοματολογία προορίζεται γιακαθορίζοντας μια κατά προσέγγιση σύνθεση των υποθέσεων που ξεκινούν κατά την οργάνωση της οργάνωσης, όπου διανέμεται αυτή η ονοματολογία. Τέτοια δείγματα διαχείρισης αρχείων δεν είναι κανονιστικά αλλά συστημικά. Ένα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό είναι ότι σε έγγραφα αυτού του τύπου αναφέρονται οι δείκτες.

Τυπικές και υποδειγματικές κληρονομιές αναπτύσσονται από ανώτερες οργανώσεις για τους υπαγόμενους οργανισμούς τους.

Ατομική ονοματολογία - αναπτύχθηκεγια έναν συγκεκριμένο οργανισμό και λαμβάνοντας υπόψη την ιδιαιτερότητα των δραστηριοτήτων του. Τυπικά ή παραδειγματικά χρησιμοποιείται για το δείγμα και γίνονται οι αναγκαίες αλλαγές σε αυτά.