Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDS): τι είναι, χαρακτηριστικά και συστάσεις

Πριν από μερικά χρόνια, το ηλεκτρονικόη κυκλοφορία εγγράφων ονομάστηκε ως λαμπρό μέλλον. Σήμερα χρησιμοποιούνται ήδη ενεργά σε ιδιωτικές και κρατικές επιχειρήσεις. Αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι η ζήτηση αυξάνεται συνεχώς στο SED. Ποιο είναι το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και πώς λειτουργεί, ας εξετάσουμε το παράδειγμα των συστημάτων που λειτουργούν στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Προϋποθέσεις

Για να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί το πρόγραμμα EDS, είναι απαραίτητο να εξετάσετε τις βασικές έννοιες και τις εργασίες. Οι βασικοί παράγοντες είναι οι παράγοντες που καθορίζουν την επιλογή ενός συγκεκριμένου συστήματος.

Εάν ο οργανισμός μπορεί να λειτουργήσει υπό συνθήκεςάτυπη διαχείριση, τότε δεν υπάρχει ανάγκη για κυκλοφορία εγγράφων. Με την έλευση των επιχειρηματικών διαδικασιών, υπάρχει ανάγκη διαχείρισης του μηχανισμού μέσω τακτικής τεκμηρίωσης. Εάν δεν ασχολείστε έγκαιρα με τους τίτλους, θα αρχίσουν να συσσωρεύονται και να χαθούν.

Ως εναλλακτική λύση για τους μεταφορείς χαρτιούΧρησιμοποιείται ένα ειδικό πρόγραμμα για την αποθήκευση αρχείων στο διακομιστή. Αλλά δεν διαρκεί και πολύ. Με την αύξηση του όγκου της εταιρείας αυξάνεται η ανάγκη αποθήκευσης και συγχρονισμού των πληροφοριών.

Δημιουργείται ένα δίλημμα: Είτε πρόκειται να χρησιμοποιήσει για την αποθήκευση των πληροφοριών παλιούς φορείς χαρτιού ή ένα ERMS. Αυτό που είναι σημαντικό είναι το ηλεκτρονικό σύστημα; Αυξήστε την αποτελεσματικότητα του οργανισμού.

Οικονομική επίδραση

Η αποδοτικότητα μπορεί να αυξηθεί με δύο τρόπους: να μειώσουν το κόστος ή να αυξήσουν το αποτέλεσμα. Τα έγγραφα του ERMS μπορούν να επιτύχουν ταυτόχρονα δύο στόχους. Δηλαδή, η εισαγωγή του συστήματος επιτρέπει στον οργανισμό να ξοδεύει λιγότερα, αλλά να κερδίζει περισσότερα.

Η μείωση του κόστους πραγματοποιείται με τη μείωση του κόστους χαρτιού, τον μη παραγωγικό χρόνο, την επιτάχυνση της ανταλλαγής πληροφοριών, την αλλαγή της εταιρικής κουλτούρας.

Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας τουπαρέχει το πρόγραμμα SED, πρέπει να υπολογίσετε το κόστος του χρόνου εργασίας για την προετοιμασία της τεκμηρίωσης σε χαρτί. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις των εταιρειών παροχής συμβουλών, οι εν λόγω πράξεις καταλαμβάνουν το 20% του χρόνου εργασίας. Στο σύστημα της ρωσικής γραφειοκρατίας, αυτό παίρνει ακόμα περισσότερο - το 60% του χρόνου. Η εφαρμογή του ERMS θα μειώσει αυτές τις δαπάνες κατά τουλάχιστον 10 φορές.

Έργα γραφείου και κυκλοφορία εγγράφων

Αυτοί οι δύο όροι είναι αλληλένδετοι. Γραφείο εργασίας - αυτός είναι ο όρος που δηλώνει ένα τυπικό σύνολο κανόνων για την εργασία με έγγραφα. Ορισμένα συστήματα ERMS μπορούν να προσαρμοστούν για εργασίες γραφείου, αλλά υπάρχουν και συστήματα βάσει των οποίων έχει ήδη διαμορφωθεί το γραφείο.

Ένα έγγραφο είναι μια μονάδα αποθήκευσης πληροφοριών στοSED. Η κυκλοφορία των εγγράφων διαμορφώνεται από διαφορετικές πηγές: άλλα συστήματα, εφαρμογές, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά πρώτα απ 'όλα από σαρωμένους φορείς χαρτιού. Ως εκ τούτου, οι σαρωτές και άλλος εξοπλισμός αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του SED. Το σύστημα αποθηκεύει όλα τα έγγραφα, διατηρεί το ιστορικό τους, παρέχει κίνηση για την οργάνωση και διεξάγει επιχειρηματικές διαδικασίες μαζί τους.

Σε μια τέτοια βάση υπάρχει μια απόφαση, οδηγίες και εντολή του SED. Μέσω αυτών, και διοικείται από την οργάνωση. Σε κάθε έγγραφο παρέχεται ένα "πιστοποιητικό". Το σύνολο των πεδίων στη φόρμα εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου. Στο σύστημα, οι πληροφορίες αποθηκεύονται ως βάση δεδομένων για κάθε πεδίο μιας τέτοιας κάρτας.

Λειτουργίες και καθήκοντα του SED

Το πρόγραμμα ροής εργασίας έχει σχεδιαστεί για την επίλυση τέτοιων προβλημάτων:

• συστηματοποίηση της εργασίας με έγγραφα.
• δημιουργία εγγράφων με πρότυπα, καταγραφή της αποθήκευσης,
• αυτοματοποίηση λογιστικής ·
• ταξινόμηση των εγγράφων.

Ας εξετάσουμε λεπτομερώς τις λειτουργίες του ERMS. Το πρόγραμμα ροής εργασιών χρησιμοποιείται για:

• δημιουργία καρτών.
• το κείμενο του εγγράφου ·
• αποθήκευση δεδομένων σε μορφή λέξεων pdf ή ms.
• Διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης χρηστών.
• δημιουργία δρομολογίων ·
• Έλεγχος κίνησης εγγράφων
• διανομή κοινοποιήσεων, υπενθυμίσεις.
• τη συντήρηση περιοδικών, βιβλίων αναφοράς, ταξινομητών,
• διαμόρφωση οδηγιών ·
• αναζήτηση και υπογραφή εγγράφων.
• τη σύνταξη των εκθέσεων.

Οι λειτουργίες σε όλο το σύστημα περιλαμβάνουν:

• απομακρυσμένη εργασία με έγγραφα.
• χρήση ΣΔΒΔ για αποθήκευση δεδομένων.
• ταυτόχρονη εργασία με το SED.
• ασφάλεια μέσω πιστοποιητικών, γραμμωτών κωδικών και εξατομίκευσης.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Η μετάβαση στο EDS έχει περισσότερα πλεονεκτήματα απόελλείψεις. Ωστόσο, ένα λανθασμένα οργανωμένο έργο μπορεί να καταστρέψει όλα τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης. Οι στόχοι της εφαρμογής ενός ERMS πρέπει να είναι εφικτοί. Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

• κεντρική δομημένη αποθήκευση πληροφοριών ·
• την ίδια προσέγγιση για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων ·
• χρήση προτύπων.
• αναζήτηση?
• έλεγχος πρόσβασης.

Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν το υψηλό αρχικό κόστος και την σχολαστική εργασία για την κατάρτιση των χρηστών.

Διαδικασίες επεξεργασίας εγγράφων

Στο EDMS διαβιβάζεται ηλεκτρονική ροή εγγράφωνμια σειρά βημάτων στα οποία έχουν οριστεί συγκεκριμένες ιδιότητες σε ένα έγγραφο. Η επεξεργασία πραγματοποιείται τόσο με το χέρι όσο και αυτόματα. Στη δεύτερη περίπτωση, καθορίζονται τα εξής:

• μεταβατικές συνθήκες μεταξύ των σταδίων ·
• διαίρεση της διαδρομής ·
• κύκλους επεξεργασίας ·
• τρέχουσες υποεπεξεργασίες, χρονόμετρα, διαδικασίες επεξεργασίας.
• ορίστε τους ρόλους των χρηστών.

Τύποι θεραπειών:

• Δημιουργία εγγράφου.
• Επεξεργασία
• Μετονομασία.
• Μετακίνηση.
• Διατήρηση.
• Ευρετηρίαση.
• Καταργήστε την εγκατάσταση.

Το κόστος της EDS

Το έγγραφο δεν μπορεί να γίνει πλήρωςλειτουργούν χωρίς άδεια, διακομιστές, πλήρη διαμόρφωση και εκπαίδευση όλων των χρηστών. Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία είναι δαπανηρό. Επιπλέον, δεν πρέπει να ξεχνάμε την ενσωμάτωση του SED σε άλλα συστήματα, την ενημέρωση βάσεων δεδομένων και λογισμικού, τη διαβούλευση με υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης και άλλα έξοδα συντήρησης.

Εισαγωγή του SED

Η υλοποίηση του έργου μπορεί να διαρκέσει αρκετές φορέςμήνες. Η διαδικασία εξαρτάται από τον αριθμό των διαδικασιών τεκμηρίωσης, καθώς και από τις οικονομικές, οργανωτικές και ικανότητες των πόρων. Η υλοποίηση πραγματοποιείται σύμφωνα με τον ακόλουθο αλγόριθμο:

• τη δημιουργία μιας ομάδας εργασίας, τον ορισμό του ηγέτη,
• καθορισμός στόχων και στόχων ·
• επαλήθευση υφιστάμενων διαδικασιών τεκμηρίωσης
• ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών ·
• επιλογή EDS.
• τη σύναψη της σύμβασης για την εισαγωγή του SED ·
• ανάπτυξη και έγκριση των κανονισμών εργασίας,
• έλεγχο του αρχικού περιεχομένου των βιβλίων αναφοράς ·
• προκαταρκτική δοκιμή του SED ·
• κατάρτιση προσωπικού ·
• δοκιμή υλοποίησης του SED ·
• ανάλυση των αποτελεσμάτων των δοκιμών.
• διόρθωση σφάλματος.
• πλήρη εφαρμογή του SED.

Σφάλματα εφαρμογής

Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στις εν λόγω διαδικασίεςπου απαιτεί ένα έγγραφο σε χαρτί. Το κύριο λάθος είναι η αλληλοεπικάλυψη ενός χαρτιού με ηλεκτρονικό έγγραφο. Αυτό περιπλέκει το έργο και προκαλεί μια αρνητική στάση απέναντι στον αυτοματισμό. Κανείς δεν πληρώνει για να κάνει διπλή δουλειά. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν διαδικασίες αυτοματοποίησης χωρίς επικάλυψη. Το δεύτερο λάθος είναι η μη προετοιμασία του προσωπικού. Πιο συχνά, οι νέες διαδικασίες αντιλαμβάνονται την εχθρότητα. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εξηγήσουμε στους υπαλλήλους γιατί καθόλου το EDS εισάγεται, ώστε να προσεγγίσουν συνειδητά τη διαδικασία μάθησης.

Τεχνολογία αποθήκευσης εγγράφων

Στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων EDMS αποτελείται απότα χαρακτηριστικά βάσει των οποίων διεξάγεται η αναζήτηση, ταξινόμηση, ομαδοποίηση και κατασκευή των εκθέσεων. Μερικές φορές δημιουργείται ένα έγγραφο από ένα πρότυπο, μερικές φορές μεταφέροντας δεδομένα από τη βάση δεδομένων. Τα χαρακτηριστικά αποθηκεύονται σε πίνακες. Το ίδιο το αρχείο τοποθετείται στο φάκελο αποθήκευσης, οι πληροφορίες από αυτό τοποθετείται στον κατάλογο DBMS. Η πρόσβαση στα δεδομένα παρέχεται μόνο από χρήστες του συστήματος ERMS.

Τι είναι συνεχής σάρωση;

Έγινε επεξεργασία ροής των εγγράφωνη τοποθέτηση των δειγμάτων τους στο αρχείο γίνεται με σαρωτές. Κατά τη διαδικασία σάρωσης, είναι δυνατό να δημιουργηθεί αυτόματα ένας γραμμωτός κώδικας στο έγγραφο και να καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων με την επόμενη κατεύθυνση κατά μήκος μιας δεδομένης διαδρομής.

OCR

Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων SEDμετατρέπει μια ηλεκτρονική εικόνα ενός εγγράφου σε μορφή φωτογραφίας ή jpeg σε μορφή κειμένου. Χρησιμοποιεί ειδικό λογισμικό με τη μορφή μιας αυτόνομης εφαρμογής ή ενός ολοκληρωμένου ESCOM.BPM στο EDS. Τι είναι το ESCOM.BPM; Πρόκειται για ένα πρόγραμμα για την αναγνώριση εγγράφων που πληκτρολογούνται σε διαφορετικές γραμματοσειρές. Αξίζει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι οι αυτόνομες εφαρμογές έχουν περισσότερα χαρακτηριστικά και ακόμη αναγνωρίζουν το χειρόγραφο κείμενο.

Κωδικοποίηση γραμμών

Αυτή η τεχνολογία παρέχει ένα σύνθετοδιαδικασίες για τη δημιουργία και την εφαρμογή ενός γραφικού γραμμωτού κώδικα στο έγγραφο. Ένας μοναδικός barcode δημιουργείται μέσω του διακομιστή συστήματος. Παρέχει επίσης ταυτοποίηση του εγγράφου, γρήγορη αναζήτηση του στη βάση δεδομένων και διανομή σε χώρους αποθήκευσης. Κατά την εγγραφή ενός εγγράφου στην ετικέτα τυπωμένου γραμμικού κώδικα που αντιστοιχεί στο αναγνωριστικό της ηλεκτρονικής κάρτας. Είναι κολλημένο στην έκδοση χαρτιού του εγγράφου.

EDS

Η ψηφιακή υπογραφή επιτρέπειβεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι σωστό και ότι τα δεδομένα είναι αμετάβλητα. Η υπογραφή πραγματοποιείται με τη βοήθεια κρυπτογραφικού παρόχου και κλειδιού λογισμικού - πιστοποιητικού. Το τελευταίο είναι ένα αρχείο σε ειδική μορφή που αναδημιουργείται στο κέντρο αδειών. Για να διασφαλίσετε την ασφάλεια των πληροφοριών, θα πρέπει να αποθηκεύσετε το πιστοποιητικό σε μια έξυπνη κάρτα ή σε κλειδιά I-Token. Προστατεύονται από έναν κωδικό PIN. Εάν το PIN έχει εισαχθεί εσφαλμένα αρκετές φορές, το πιστοποιητικό αυτόματα αποκλείεται.

Αναζήτηση πλήρους κειμένου και χαρακτηριστικών

Η αναζήτηση χαρακτηριστικών γίνεται μέσω ειδικούαπό διάφορες τιμές από τα πεδία των καρτών. Για παράδειγμα, το κριτήριο "Αντισυμβαλλόμενο" παρέχει αναζήτηση δεδομένων στο πεδίο "Παραλήπτης" ή "Αποστολέας". Ταυτόχρονα, το σύστημα συγκρίνει τα εισαχθέντα κριτήρια με τα δεδομένα των καρτών και παραθέτει τις κάρτες για τις οποίες έχουν περάσει οι αγώνες. Η αναζήτηση πραγματοποιείται λαμβάνοντας υπόψη την ακριβή ή μερική σύμπτωση.

Η αναζήτηση πλήρους κειμένου πραγματοποιείται σύμφωνα με τοτο ίδιο το έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των μορφών λέξεων μέσω ενσωματωμένων ΣΔΒΔ, όπως ο MS SQL SERVER, ORACLE. Για μια ολοκληρωμένη αναζήτηση, τα αρχεία πρέπει να εισαχθούν στη βάση δεδομένων σε μορφή εγγράφου (doc), πινάκων (xls), παρουσιάσεων, μηνυμάτων.