Αυτοματοποίηση της κυκλοφορίας εγγράφων στην επιχείρηση. Πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων και διαχείρισης εγγράφων

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι aένα μέτρο στο οποίο καταφεύγουν σχεδόν όλες οι σύγχρονες επιχειρήσεις. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις συνεργάζονται με μια σειρά από διάφορα έγγραφα, όπως επιστολές, προϋπολογισμούς, τιμολόγια, συμβάσεις και κάθε είδους απαιτήσεις. Είναι για το λόγο αυτό, σχεδόν κάθε σύγχρονη οργάνωση προσπαθεί να χρησιμοποιήσει αυτό το μέτρο ως μια ροή εργασίας, η οποία παρέχεται σε βάρος της πληρότητας και της διατήρησης των δεδομένων, η ευκολία εύρεσης και αποθήκευσης διάφορες πληροφορίες, και να περιορίσουν τη βελτιστοποίηση του χρόνου που απαιτείται για την έγκρισή του.

Γιατί είναι απαραίτητο αυτό;

Πρακτικά σε οποιαδήποτε εταιρεία, οι εργαζόμενοι ξοδεύουνπολύ χρόνο προσπαθώντας να βρει τις σωστές πληροφορίες και στατιστικά στοιχεία εύγλωττα λέει ότι παίρνει περίπου το ήμισυ του χρόνου εργασίας. Όπως συμβαίνει, επίσης, ότι θα πρέπει να αναδημιουργήσει εκ νέου αντί για περαιτέρω χρήση όλων των εγγράφων που υπάρχουν «κάπου». Πρόκειται για ένα πρότυπο είναι μια κατάσταση κατά την οποία το αρχικό κείμενο της συνθήκης είναι δικηγόρος στον υπολογιστή, και ημερολογιακές εγγραφές για τους τίτλους που συνοδεύουν την εκτέλεση των συμβάσεων που εκτελούνται στο λογιστικό σύστημα, οι λογαριασμοί και οι πράξεις που περιλαμβάνονται στο οικονομικό τμήμα σε έντυπη μορφή, και η αλληλογραφία σχετικά με τη διεξαγωγή της συνθήκης το έργο είναι σε ηλεκτρονική γραμματοκιβώτια των εργαζομένων. Αυτή η «διασπορά» των πληροφοριών είναι εξαιρετικά επιβλαβής για την ασφάλεια, την ακεραιότητα και συνέπεια, είναι σε τέτοιες περιπτώσεις δεν υπάρχει πραγματική αυτοματοποίηση της ροής εργασίας.

Με την εισαγωγή εξειδικευμένωνσυστήματα πληροφοριών τα περισσότερα προβλήματα έχουν επιλυθεί. Για παράδειγμα, ορισμένα συστήματα προϋπολογισμού παρέχουν την ευκαιρία να δημιουργηθεί ένα σύστημα αλληλένδετων προϋπολογισμών με τον επακόλουθο σχηματισμό και αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων τέτοιων εγγράφων, καθώς και την ένδειξη της κατάστασής τους. Έτσι, το πρόβλημα της κυκλοφορίας των εγγράφων προϋπολογισμού επιλύεται εν μέρει με τη χρήση τέτοιων συστημάτων.

Ωστόσο, μην ξεχνάτε αυτό το μοντέρνοδημοσιονομικού πλαισίου, καθώς και της λογιστικής και ERP συστήματος στην συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων συνεργαστεί με δομημένη πληροφορία, δηλαδή το είδος των δεδομένων που μπορούν να δημιουργηθούν και να αποθηκεύονται σε μορφή πίνακα. Σύμφωνα με τους περισσότερους ειδικούς, το συνολικό ποσό των στοιχείων της κάθε σύγχρονης επιχείρησης δομημένες πληροφορίες που παρέχει μόνο το 20%, ενώ το υπόλοιπο περιλαμβάνει e-mail, έγγραφα κειμένου, διάφορες εκθέσεις των διαπραγματεύσεων και συναντήσεων, εικόνες, κ.λπ. Πολύ συχνά, χωρίς να διεξάγεται μελέτη για αδόμητες πληροφορίες, απλά δεν υπάρχει κανένας τρόπος να κάνουμε μια κανονική αξιολόγηση του πλαισίου, στο οποίο υπάρχει ήδη μια δομημένη. Η αποθήκευση, η συλλογή και η επακόλουθη επεξεργασία τέτοιων δεδομένων παρέχεται με τη χρήση μέτρων όπως η αυτοματοποίηση της κυκλοφορίας εγγράφων ή τα συστήματα διαχείρισης του περιεχομένου της επιχείρησης.

Τι είναι αυτό;

Χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφωνπαρέχει την οργάνωση οποιασδήποτε αλληλεπίδρασης μεταξύ υπαλλήλων ενός οργανισμού βάσει των υποβληθέντων εγγράφων. Και στο σημείο 1C, η κυκλοφορία εγγράφων προβλέπει τη δημιουργία εγγράφων, τη δυνατότητα μετακίνησης τους μέσω του οργανισμού και επίσης διατηρεί τον έλεγχο της εκτέλεσης των εγγράφων και διαδικασιών που περιγράφονται με τη βοήθειά τους. Έτσι, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων παρέχει στην εταιρεία ένα τεράστιο αριθμό πλεονεκτημάτων, μεταφράζοντας το έργο της σε ένα σχεδόν νέο επίπεδο.

Κάθε χωριστό έγγραφο σε τέτοια ηλεκτρονικάΤο σύστημα χαρακτηρίζεται από την παρουσία μιας ολόκληρης σειράς απαιτήσεων που το χαρακτηρίζουν αναμφισβήτητα (αρκετά συχνά είναι σύνηθες να καλούνται τέτοιες κάρτες). Η κάρτα μπορεί να περιέχει μια ποικιλία πληροφοριών, όπως τον τύπο του εγγράφου, την ημερομηνία του σχηματισμού και τις αλλαγές, το όνομα του συγγραφέα, καθώς και τη θέση αποθήκευσης και πολλά άλλα. Στο μέλλον, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα προβλέπει την αποθήκευση και ανάκτηση της απαραίτητης τεκμηρίωσης σύμφωνα με τις απαιτήσεις που καθορίζονται στην παρούσα κάρτα.

Χαρακτηριστικά

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων παρέχει στους οργανισμούς όχι μόνο πολλά πλεονεκτήματα, αλλά ανοίγει επίσης πολλές νέες ευκαιρίες, κάτι που είναι επίσης σημαντικό.

Κεντρική διαχείριση

Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλοείναι μια επιχείρηση, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σάς επιτρέπει να αλλάξετε γρήγορα τις μορφές των εγγράφων που κυκλοφορούν σε αυτό. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τη μορφή μιας αίτησης για οποιοδήποτε κόστος σε διαφορετικά κέντρα ευθύνης, αρκεί να κάνετε ορισμένες διορθώσεις στο πρότυπο της εφαρμογής που είναι ήδη αποθηκευμένο στο σύστημα. Μετά από αυτό, οι εργαζόμενοι που συμπληρώνουν τέτοιες εφαρμογές δεν θα έχουν πλέον τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν την τεκμηρίωση της παρωχημένης φόρμας, καθώς η εφαρμογή ολοκληρώνεται και μεταδίδεται μέσω αυτού του συστήματος.

Υποστήριξη του κύκλου ζωής των εγγράφων

Κάθε έγγραφο που θα παραδοθεί καιεπεξεργάζεται σε κάθε επιχείρηση, χωρίς να περάσει από πολλά στάδια. Για παράδειγμα, αν μιλάμε για τον εταιρικό προϋπολογισμό, πρέπει πρώτα να συνταχθεί και, στη συνέχεια, να εγκριθεί και να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένες περιόδους. Στη συνέχεια αναλύονται προσεκτικά διάφοροι πραγματικοί και προγραμματισμένοι δείκτες αυτού του προϋπολογισμού και αποστέλλονται στο αρχείο. Στο σημείο 1C, η κυκλοφορία των εγγράφων παρέχει αυστηρό έλεγχο στον κύκλο ζωής της τεκμηρίωσης, λαμβάνοντας υπόψη τις βασικές απαιτήσεις του εταιρικού περιβάλλοντος, καθώς και τις διάφορες νομικές προδιαγραφές και τα βιομηχανικά πρότυπα της επιχείρησης.

Ομαδική εργασία

Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφωνπαρέχει μια πολύ απλούστερη οργάνωση συλλογικής εργασίας σε έγγραφα και μπορεί να περιλαμβάνει επαγγελματίες που βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία ή ακόμα και σε διαφορετικές πόλεις.

Το σύστημα αποθηκεύει μεγάλο αριθμόεκδόσεις ενός εγγράφου και εκτός από μια άμεση αλλαγή, σας επιτρέπουν να σχολιάζετε τα δεδομένα, δηλαδή να προσθέτετε ορισμένα σχόλια και σημειώσεις σε αυτά χωρίς να επηρεάζετε τις βασικές πληροφορίες που πρέπει να μεταβιβάσει.

Εμπιστευτικότητα

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό τέτοιων συστημάτωνείναι ότι στο ίδιο 1C, η ροή εργασίας μπορεί να υπογραφεί μέσω ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής με επακόλουθη κρυπτογράφηση. Χάρη σε αυτό, αν είναι απαραίτητο, μπορείτε όχι μόνο να επιβεβαιώσετε την αυθεντικότητα αυτής ή αυτών των πληροφοριών, αλλά και να προσδιορίσετε με μοναδικό τρόπο τον συγγραφέα, καθώς και να επιτύχετε την πιο αποτελεσματική ασφάλεια αποθήκευσης διαφόρων δεδομένων.

Δρομολόγηση

Εάν το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφωνο εργαζόμενος που συμμετέχει στη δημιουργία ορισμένων τίτλων πρέπει αναγκαστικά να καταλάβει ποιος είναι ο πλέον κατάλληλος για τη μεταβίβαση αυτών των τίτλων. Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση σάς επιτρέπει να μεταφέρετε αυτόματα τα δεδομένα στο σωστό άτομο.

Η δρομολόγηση είναι ελεύθερη καισφιχτά. Δωρεάν παρέχει μια ευκαιρία για να τεκμηριώσει την κατεύθυνση της απολύτως καμία παραλήπτες ανάλογα με την περίπτωση, ενώ το άκαμπτο παρέχει την πιο ακριβή ρύθμιση, αλλά σε ειδικές περιπτώσεις, η δράση της προ-εγκατεστημένο στο φάκελο για το σύστημα του κώδικα οδικής κυκλοφορίας μπορεί να είναι μια μικρή παύση (για παράδειγμα, αν θέλετε να στείλετε το σχέδιο εγγράφου για την επανεξέταση σε εξωτερικούς ειδικούς).

Έλεγχος πρόσβασης

Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τον τρόπο διαφοροποίησης μεταξύτην εξουσία των διαφόρων υπαλλήλων της εταιρείας όσον αφορά τη διαχείριση εγγράφων. Έτσι, τα σύγχρονα μέσα αυτοματοποίησης της ροής εργασίας σάς επιτρέπουν να δώσετε σε ένα άτομο πλήρη έλεγχο των δεδομένων, να περιορίσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας ή ακόμα και να επιτρέψετε μόνο να δείτε ή να προσθέσετε σχόλια σε ορισμένα αρχεία. Αυτό απλοποιεί πολύ τη δουλειά με διάφορα δεδομένα και το σημαντικό είναι ότι γίνεται πολύ πιο ασφαλές.

Ενσωμάτωση

Για να εξασφαλιστεί η μέγιστη ακεραιότηταπληροφορίες που κυκλοφορούν μέσα σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση παρέχει την ενσωμάτωση του καθιερωμένου συστήματος με άλλα - οικονομικά, παραγωγικά, αναλυτικά κ.λπ. Λόγω τέτοιων δυνατοτήτων ενσωμάτωσης, τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούνται συχνά ως ένα είδος σύνδεσης μεταξύ διαφόρων τύπων λογισμικού.

Έγγραφα από όλα τα συστήματα που σχετίζονται λογικά μεαυτές οι πληροφορίες ονομάζονται συνήθως ένα πλαίσιο. Μπορεί να περιλαμβάνει τα περιεχόμενα χαρτιού ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, φαξ, έγγραφα πληρωμής, πρακτικά γεγονότων, εγγραφές βίντεο ή ήχου και πολλές άλλες πληροφορίες. Το πλαίσιο στο έγγραφο μπορεί να προστεθεί με μη αυτόματο τρόπο ή να αυτοματοποιηθεί πλήρως αυτή η διαδικασία, ανάλογα με τις προτιμήσεις και τις ανάγκες του εγχειριδίου.

Για παράδειγμα, το σύγχρονο σύστημα αυτοματοποίησης της διαχείρισης εγγράφων στη διαδικασία διαμόρφωσης και των επακόλουθων αλλαγών στους προϋπολογισμούς επιτρέπει τη χρήση πολλών άλλων πληροφοριών σχετικών με τα συμφραζόμενα:

• όλα τα είδη των ερευνών μάρκετινγκ της αγοράς, συμπεριλαμβανομένων όχι μόνο των δικών, αλλά και εκείνων που προέρχονται από εξωτερικές πηγές.
• διάφορες συμβάσεις με τους αντισυμβαλλομένους (αγοραστές ή προμηθευτές) ·
• ειδική κανονιστική και τεκμηρίωση αναφοράς ·
• πρόσθετη τεκμηρίωση που αντικατοπτρίζει τυχόν περιορισμούς ή παραδοχές (π.χ. πληθωρισμό, συναλλαγματικές ισοτιμίες και άλλα δεδομένα) ·
• πρακτικά συνεδριάσεων για συζήτηση(συχνά αυτά τα έγγραφα αποστέλλονται μεταξύ όλων των υπαλλήλων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποθηκεύονται χωριστά από αρχεία με πληροφορίες για τον προϋπολογισμό).

Ένας χρήστης που συνεργάζεται με τον προϋπολογισμό στοΚάθε στιγμή, αν είναι απαραίτητο, μπορείτε να δείτε μερικά από τα παραπάνω έγγραφα, καθώς οι σύγχρονες τεχνολογίες της αυτοματοποίησης της ροής εργασίας επιτρέπουν σε αυτό να το κάνει χωρίς μεγάλες αναζητήσεις.

Ποια συστήματα χρησιμοποιούμε;

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λογισμικάλύσεις που μπορούν να βρεθούν σε ρωσικές εταιρείες μπορεί να χαρακτηριστεί ένας συνδυασμός των υπηρεσιών κοινής ωφελείας Microsoft Outlook με τον Microsoft Exchange Server. Η πρώτη εφαρμογή, κατ 'αρχήν, που σχεδόν σε κάθε υπολογιστή, ενώ ο Exchange Server λαμβάνονται συχνά για να χρησιμοποιηθεί ως ένα ολοκληρωμένο διακομιστή e-mail. Παρά το γεγονός ότι οι εταιρείες που ήδη πριν από λίγο καιρό ήταν η εισαγωγή του ηλεκτρονικού εγγράφου που πραγματοποιήθηκε, τα προγράμματα αυτά χρησιμοποιούνται μόνο ως πλατφόρμα για e-mail, μετά από κάποιες κεντρικές ρυθμίσεις, ακόμη και αυτό το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένα πολύ λειτουργικό ροή εργασίας αυτοματισμού για σχεδόν όλους τους οργανισμούς .

Προς το παρόν, η ρωσική αγορά είναι γεμάτηδεκάδες διαφορετικά συστήματα, με τα οποία η αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων είναι αυτοματοποιημένη και αυτή η υποστήριξη προσφέρεται όχι μόνο από τους δυτικούς αλλά και από εγχώριους προγραμματιστές. Ακόμα και η Microsoft, εκτός από τα παραπάνω προγράμματα, προσφέρει περισσότερα εργαλεία όπως το Content Management Server ή το SharePoint Portal Server.

Το πιο ισχυρό από όλα τα υπάρχοντα συστήματαθεωρείται Documentum, αλλά βασικά μόνο οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν μια τέτοια διαδικασία αυτοματοποίησης. Ροή εργασιών ορισμένων εταιρειών σε βάρος των αυτοματοποιημένο λογισμικό πακέτο Lotus Notes, αλλά πολλοί αποκαλούν ένα είδος «σχεδιαστή για προγραμματιστές», που έχει συσταθεί με βάση πλήρες σύστημα του είναι αρκετά δύσκολη.

Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ των ρωσικών και των δυτικών συστημάτων;

Αν μιλάμε για τις κύριες διαφορές μεταξύοικιακές και ξένες επιχειρήσεις κοινής ωφελείας, συνίστανται στην διαθέσιμη δυνατότητα κλιμάκωσης. Για παράδειγμα, αν το σύστημα της Δυτικής προγραμματιστές μπορούν να λειτουργούν σχεδόν σε όλα τα λειτουργικά συστήματα, ήταν ως επί το πλείστον εγχώρια αναπτυχθεί μόνο για κάθε ένα από αυτά, και φυσικά, ότι είναι συχνά τα Windows. Τα δυτικά συστήματα έχουν ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιούν οποιοδήποτε ΣΔΒΔ. Αυτά τα ρωσικά συστήματα περιορισμοί μπορούν να παρεμποδίσουν σοβαρά τη δυνατότητα δημιουργίας cross-platform, ολοκληρωμένες λύσεις.

Όσον αφορά τη λειτουργικότητα, η κύρια διαφοράείναι ότι στη Δύση η αυτοματοποίηση της παραγωγής εγγράφων και η κυκλοφορία των εγγράφων πραγματοποιείται από διάφορα προγράμματα που μπορούν να παραχθούν με ένα μόνο εμπορικό σήμα, αλλά ταυτόχρονα προορίζονται για διαφορετικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, το Documentum προσφέρει διάφορα ξεχωριστά προϊόντα που χρησιμοποιούνται για πλήρη αυτοματοποίηση, καθώς και ενσωμάτωση με συστήματα ERP, υποστήριξη σχεδιασμού και ροής εργασίας κλπ. Η πλειοψηφία του λογισμικού που αναπτύχθηκε στη Ρωσία αποσκοπεί στην επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος.

Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι η θεμελιώδης διαφοράβρίσκεται στην προσέγγιση και των δύο πλευρών σε ό, τι είναι το σύστημα αυτοματισμού ροής εργασίας. Τα δυτικά συστήματα στοχεύουν στη διασφάλιση της πλήρους αυτοματοποίησης και της επακόλουθης υποστήριξης διαφόρων επιχειρησιακών διεργασιών μεταξύ των επιχειρήσεων, ενώ η πλειοψηφία των εγχώριων προγραμμάτων αυτοματοποιούν μόνο ορισμένες λειτουργίες.

Το κόστος των δυτικών συστημάτων είναι περίπουκυμαίνεται από $ 400 έως $ 1.000 για κάθε χώρο εργασίας, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται το κόστος υλοποίησης, τα προγράμματα και ο εξοπλισμός που απαιτούνται για την εξασφάλιση μιας φυσιολογικής ηλεκτρονικής ροής εργασίας. Συχνά αυτο-εισαγωγή κοστίζει περίπου το ήμισυ του συνήθους κόστους των αδειών, καθώς το μεγαλύτερο μέρος του προγράμματος για την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας που εφαρμόζονται διάφορες προσφορές, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η τιμή του μια τάξη μεγέθους μεγαλύτερη. Ένα από τα πιο δύσκολα είναι πάντα το έργο της αυτοματοποίησης της χρηματοοικονομικής τεκμηρίωσης, επειδή για τέτοια έργα η τιμή υλοποίησης είναι περίπου 2-3 ​​φορές υψηλότερη από το κόστος των αδειών.

Τα εγχώρια προγράμματα πωλούνται σε τιμή$ 200-600 για κάθε χώρο εργασίας, και επιπλέον λαμβάνεται υπόψη το κόστος των πρόσθετων προγραμμάτων και του διάφορου εξοπλισμού. Τελικά, ο υπολογισμός του συγκριτικού κόστους πραγματοποιείται με τον ίδιο τρόπο όπως στα δυτικά συστήματα.

Χαρακτηριστικά

Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, όπωςΟι τομείς προτεραιότητας του αυτοματισμού είναι διαδικασίες που σχετίζονται με την εναρμόνιση των εγγράφων, όπως για παράδειγμα η διαδικασία της αρχικής κατάρτισης και της περαιτέρω εκτέλεσης των προϋπολογισμών. Ωστόσο, πολλές ομάδες χρησιμοποιούν πλέον την αυτοματοποίηση γραφείου και τη διαχείριση εγγράφων, δηλαδή με τις διαδικασίες για την καταγραφή των εξερχόμενων και των εισερχόμενων τεκμηρίων.

Εισαγωγή στο ηλεκτρονικό σύστημα δεν έχειθεμελιώδεις διαφορές από την εισαγωγή οποιωνδήποτε άλλων αυτοματοποιημένων συστημάτων, οπότε αξίζει να τονιστούν μόνο τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά αυτού του έργου.

Δημιουργία εταιρικών θόλων

Εισαγωγή του συστήματος αυτοματισμού ροής εργασιών στοΣε κάθε περίπτωση, προβλέπει τη δημιουργία ενός συγκεκριμένου εταιρικού χώρου αποθήκευσης στο οποίο θα αποθηκεύεται όλη η τεκμηρίωση. Η λογική δομή ενός τέτοιου χώρου αποθήκευσης, η ανάπτυξη και η περαιτέρω εφαρμογή της πολιτικής ασφάλειας, καθώς και η ιεράρχηση της αποθήκευσης των εγγράφων απαιτούν τη μέγιστη δυνατή προσοχή και πρέπει να διεξάγονται σε πρώιμο στάδιο της υλοποίησης του έργου.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι η λειτουργία αποθήκευσηςμπορεί να αναπτυχθεί στην αρχή του σχεδιασμού, οπότε στο αρχικό στάδιο μπορείτε να μεταφέρετε όλα τα έγγραφα από την τρέχουσα αποθήκευση σε ένα ενιαίο εταιρικό αποθετήριο. Εξαιτίας αυτού, οι χρήστες μπορούν να εξοικειωθούν με οποιεσδήποτε σημαντικές λειτουργίες του συστήματος και ταυτόχρονα να γίνουν άνετοι με τη χρήση του. Είναι δυνατόν να επιταχυνθεί η προσαρμογή των εργαζομένων στα εφαρμοσμένα συστήματα μέσω της χρήσης λειτουργιών εξυπηρέτησης όπως η ενημέρωση των αλλαγών στην τεκμηρίωση, η εμφάνιση νέων εγγράφων κλπ.

Έτσι, η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι απαραίτητη για κάθε σύγχρονη επιχείρηση που δεσμεύεται να αναπτύξει και να βελτιώσει το έργο της.