Ταξινόμηση των εγγράφων: βασικά κριτήρια

Για να καταλάβετε εύκολα ένα μεγάλο αριθμόέγγραφα αναπτύξει ειδικούς κανόνες για την προετοιμασία και την παρουσίαση τους, διαφορετικές ταξινομήσεις, καθώς και τις κατάλληλες μορφές και τις μεθόδους εργασίας τους.

Πρέπει να σημειωθεί ότι η ταξινόμηση των εγγράφωνείναι εξαιρετικά σημαντική, διότι συμβάλλει στην ανάδειξη των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών τους και καθιστά δυνατή την ορθολογικότερη χρήση τους. Είναι ένα από τα παλαιότερα και στο τέλος των ημιτελών προβλημάτων, η ανάπτυξη των οποίων άρχισε μόνο στα τέλη της δεκαετίας του 1960. Οι περισσότερες προσεγγίσεις στην κατανομή της τεκμηρίωσης σε μεμονωμένες ομάδες αφορούσαν προηγουμένως μόνο συγκεκριμένα χαρακτηριστικά όσον αφορά τον τομέα δραστηριότητας ή μια συγκεκριμένη επιστήμη. Και μόνο πρόσφατα υπήρξε μια πολύπλευρη ταξινόμηση των εγγράφων με βάση στοιχεία και υλικά.

Όλα τα έγγραφα μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Οι συνθήκες λειτουργίας τους στο χώρο και το χρόνο. Να ληφθεί υπόψη η κανονικότητα της έκδοσης (περιοδικών και μη περιοδικών), το χρόνο εμφάνισης (το αρχικό, πρωτότυπο, αντίγραφο, αντίγραφο), ο τόπος κατασκευής (περιφερειακό, εθνικό ή αλλοδαπό)?

2. Στοιχείο πληροφοριών.

• να δοθεί προσοχή στο περιεχόμενο και το επίπεδο γενίκευσης των πληροφοριών (πρωτογενή και δευτερεύουσα τεκμηρίωση) ·

• η ταξινόμηση των εγγράφων περιλαμβάνει τη διαστασιολόγηση των καταγεγραμμένων πληροφοριών σχετικά με το μέγεθος (μορφή) και τον αριθμό των σελίδων (τόμος).

• διαχωρισμός ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο γίνεται αντιληπτή η πληροφόρηση (τα έγγραφα μπορούν να διαβαστούν από ένα άτομο ή να απαιτηθούν ειδικοί τεχνικοί εξοπλισμοί).

• αυτή η ταξινόμηση των εγγράφων περιλαμβάνει επίσης τον χαρακτήρα των εικονικών μέσων με τα οποία καταγράφονται οι πληροφορίες (μορφές κειμένου και μη κειμένου).

• με τη μέθοδο καταγραφής δεδομένων, να γίνεται διάκριση μεταξύ χειρόγραφων, τυπωμένων, μηχανικών, μαγνητικών, φωτογραφικών, οπτικών, λέιζερ και ηλεκτρονικών εγγράφων.

3. Υλικό στοιχείο, το οποίο περιλαμβάνει ορισμένα κριτήρια (για παράδειγμα, το υλικό φορέα πληροφοριών, καθώς και το σχήμα και το σχεδιασμό του).

Αξίζει να σημειωθεί ότι η διανομή τεκμηρίωσης για μεμονωμένες ομάδες σε περιεχόμενο και μορφή σας επιτρέπει να οργανώσετε πιο αποτελεσματικά τη δουλειά μαζί του.

Θα πρέπει να αναφερθεί ότι μέχρι σήμεραυπάρχει επίσης μια αντίστοιχη ταξινόμηση των λογιστικών εγγράφων, η οποία λαμβάνει υπόψη το περιεχόμενό τους, τον τόπο και τη σειρά της σύνταξης, τον σκοπό, καθώς και τον τρόπο χρήσης.

Αυτή η ταξινόμηση των λογιστικών εγγράφων περιλαμβάνει την ακόλουθη υποδιαίρεση σε τύπους:

• ανάλογα με το σκοπό - διοικητικές και εκτελεστικές, λογιστικές διατυπώσεις ή συνδυασμένες ·

• με τη σειρά της σύνταξης - πρωτογενής και συνοπτική.

• εσωτερικά και εξωτερικά έγγραφα ·

• με τον τρόπο χρήσης - διαθέσιμο και συσσωρευμένο.

• ανάλογα με το περιεχόμενο - χρηματικό, διακανονισμό και υλικό.

Πρέπει να πω ότι περιλαμβάνει αυτή την ταξινόμησηπολλά κριτήρια και είναι εξαιρετικά ευρύ, έτσι ώστε κάθε έγγραφο αναφέρεται σε διαφορετικές ομάδες ταυτόχρονα, αλλά μπορεί να χαρακτηρίζεται από ειδικά χαρακτηριστικά και χρησιμοποιούνται μόνο στο σχετικό πεδίο.