Τα πρακτικά της συνάντησης - καταρτίζουμε σωστά

Τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει τοπληροφορίες σχετικά με τα θέματα που εξετάστηκαν κατά τη συνεδρίαση και τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Αναφέρεται στην οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Οι πληροφορίες που περιέχονται στα πρακτικά εγγράφονται από τον γραμματέα της συνεδρίασης ή από άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο βάσει δικτυωτού ή μη αυτόματης καταγραφής. Πριν από τη συνάντηση όλα τα απαιτούμενα έγγραφα πρέπει να είναι προετοιμασμένοι: ατζέντα, λίστα συμμετεχόντων, κείμενα, καθώς και τα σχέδια των πιθανών λύσεων.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης της επιτροπής ή άλλης αρχής μπορούν να εκδοθούν πλήρως ή σε σύντομη μορφή. Η τελευταία δεν περιλαμβάνει την πορεία των συζητήσεων για τα ζητήματα που επιλύονται και καθορίζει μόνο τις αποφάσεις που λαμβάνονται.

Ένα πρωτόκολλο στην πλήρη μορφή του περιλαμβάνει συνήθως δύο μέρη- εισαγωγικό και βασικό. Εισαγωγή περιέχει τα ονόματα (και αρχικά) του προεδρεύοντος αξιωματικός, γραμματέας και τα μέλη της συνεδρίασης, καθώς και τα πρόσωπα που ήταν παρόντα. Εάν ο αριθμός είναι παρούσα για περισσότερο από 15, γίνεται αναφορά στην υποχρεωτική πλήρη κατάλογο των ονομάτων. Εάν υπάρχει ανήκουν σε διαφορετικές αρχές, για κάθε συγκεκριμένη θέση και χώρο εργασίας.

Επιπλέον, στο εισαγωγικό μέρος θα πρέπει να καθορίζονται υποχρεωτικά ημερήσια διάταξη απαριθμεί τα ερωτήματα κατά σειρά σπουδαιότητας και του εισηγητή ένδειξη για κάθε θέμα του ονόματος.

Τα πρακτικά της συνάντησης στο κύριο μέρος της συνίστανται από τμήματα σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη. Το κείμενο καθενός από τα στοιχεία, κατά κανόνα, κατασκευάζεται σύμφωνα με ένα σύντομο σχήμα:

- Άκουσαν: Όνομα.

- Επιλύθηκε (ή αποφασίστηκε): Όνομα.

Η σύνοψη κάθε ομιλίας καταγράφεταιστο κείμενο του πρωτοκόλλου ή ως ξεχωριστό υλικό (με σημείωση στο κείμενο του πρωτοκόλλου με την κατάλληλη αναφορά). Στην περίπτωση ψηφοφορίας, δίνονται τα αποτελέσματά της. Η απόφαση που λαμβάνεται για κάθε στοιχείο πρέπει να γίνει στο πρωτόκολλο.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει να υπογραφούνπρόεδρος, καθώς και ο γραμματέας της συνάντησης. Η ημερομηνία της συνεδρίασης ή της συνάντησης θεωρείται ως η ημερομηνία του πρωτοκόλλου. Σε κάθε πρωτόκολλο παρέχεται ένας αύξων αριθμός χωριστά για την αντίστοιχη ομάδα πρωτοκόλλου, εάν είναι απαραίτητο με αλφαβητικό κώδικα. Η αρίθμηση πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια του έτους ανάπτυξης.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης του Διοικητικού Συμβουλίου έχουν τα δικά τουςχαρακτηριστικά. Οι γενικές απαιτήσεις του παρόντος εγγράφου παρέχεται στο κείμενο του ομοσπονδιακού νόμου «Περί Ανωνύμων Εταιρειών» (άρθρο 68). Επιπλέον, εάν το Διοικητικό Συμβούλιο κατά τη συνεδρίαση εκδίδει ψήφισμα για την έκδοση μετοχών (τίτλοι), σύμφωνα με τη Ρωσική Ομοσπονδία που εγκρίθηκε από την έκδοση προτύπων των τίτλων του πρωτοκόλλου της συνεδρίασης θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας με ονομαστική κλήση όλων των μελών του συμβουλίου. Αυτή είναι η βασική κανονιστική απαίτηση για το πρωτόκολλο.

Στην πράξη, η καταχώρηση τέτοιων πρωτοκόλλων μπορείποικίλλουν σημαντικά στον τρόπο με τον οποίο καταρτίζονται και τον βαθμό λεπτομέρειας. Ορισμένα πρωτόκολλα αντιστοιχούν στο λεπτομερές αντίγραφο της συνάντησης με την αντανάκλαση όλων των αντιγράφων και των ερωτήσεων που τέθηκαν. Η απαίτηση για ένα τέτοιο πρωτόκολλο καθορίζεται συνήθως στη διάταξη του διοικητικού συμβουλίου.

Το άλλο άκρο είναι η εξαιρετικά σύντομη καταγραφή της συνάντησης, η οποία περιλαμβάνει μόνο πληροφορίες σχετικά με τη σύνθεση των συμμετεχόντων, την ημερήσια διάταξη, τη διατύπωση των ερωτήσεων που τέθηκαν και τις αποφάσεις που ελήφθησαν.

Η βέλτιστη επιλογή είναι συνήθωςκάτι στο μεταξύ. Ένα υπερβολικά λεπτομερές πρωτόκολλο συντάσσεται, κατά κανόνα, με βάση τις ηχογραφήσεις της συνάντησης. Όταν αποκρυπτογραφείται, μπορεί να υπάρχουν ανακρίβειες που διαστρεβλώνουν τη σημασία των ζητημάτων που πρέπει να λυθούν. Επιπλέον, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οποιοσδήποτε μέτοχος έχει το δικαίωμα να γνωρίζει τα πρακτικά της συνεδρίασης. Όταν συζητάμε για εμπορικά θέματα, ένα λεπτομερές πρωτόκολλο μπορεί να καταγράφει πολλές πληροφορίες που είναι εμπορικό μυστικό.

Από την άλλη πλευρά, η υπερβολική συντομία του πρωτοκόλλουμπορεί να οδηγήσει τους κοινούς μετόχους στην ιδέα της επίσημης προσέγγισης και της ανεπαρκούς απόδοσης του διοικητικού συμβουλίου. Είναι επιθυμητό για κάθε ερώτηση να αναφερθούν οι αρχάριοι και οι συμμετέχοντες στη συζήτηση, ο σχολιασμός της ομιλίας, η ουσία και οι συντάκτες των ερωτήσεων που τέθηκαν. Αυτή η προσέγγιση, μεταξύ άλλων, σας επιτρέπει να αξιολογήσετε πιο αποτελεσματικά τη συμβολή του κάθε συμμετέχοντα.