Υποβολή εγγράφων. Πώς να ταιριάζει σωστά τα έγγραφα;

Πριν αρχίσετε να εργάζεστε με την τεκμηρίωση, χρειάζεστε το μέγιστοπλήρη εξοικείωση με τον μεγάλο αριθμό απαραίτητων οδηγιών σχετικά με τα θέματα της κυκλοφορίας εγγράφων και της διαχείρισης των αρχείων. Αυτά τα πρότυπα είναι πολύ περίπλοκα και περιέχουν μεγάλο αριθμό όλων των ειδών μικρών λεπτομερειών και αποχρώσεων. Πώς να ράψετε έγγραφα στη γωνία; Τι περιλαμβάνει το συνημμένο απόθεμα; Είναι δυνατή η υποβολή των λογιστικών εγγράφων με θερμοσκληρυνόμενη μηχανή; Ο αρχάριος έχει κάτι να σπάσει το κεφάλι του.

Ασήμαντη επιχείρηση;

Με την πρώτη ματιά, η διαδικασία για την κατάθεση μιας υπόθεσης καιη τοποθέτηση του στο αρχείο είναι αρκετά απλή, αλλά η πρακτική δείχνει το αντίθετο. Σε περίπτωση παραβίασης οποιουδήποτε από τους κανόνες τήρησης αρχείων, το ίδρυμα αυτό θα αρνηθεί να αποδεχθεί το παραδοθέν έγγραφο και θα πρέπει να ξεκινήσει και πάλι όλες τις εργασίες. Αν τέτοιες καταστάσεις έχουν ήδη συμβεί στη ζωή σας, διαβάστε το άρθρο μας - θα προσπαθήσουμε να κατανοήσουμε αυτό το ζήτημα.

Γιατί καταθέτουν έγγραφα; Υπάρχουν πρότυπα που διέπουν αυτή τη διαδικασία; Ναι, και υπάρχουν πολλά από αυτά. Πρόκειται κυρίως για μεθοδολογικές συστάσεις για τη διαχείριση των αρχείων, οι οποίες εγκρίθηκαν τον Δεκέμβριο του 2009 με εντολή του Rosarkhiv. Δεύτερον - για GOST R 51141, αφιερωμένο στην αρχειακή επιχείρηση και τη διαχείριση αρχείων και που περιέχει όλους τους απαραίτητους ορισμούς και όρους. Επιπλέον, υπάρχουν και άλλα νομικά πρότυπα, σύμφωνα με τα οποία η τεκμηρίωση είναι ραμμένη.

Ας ξεκινήσουμε με το εξώφυλλο

Αν το θέατρο ξεκινά με μια κρεμάστρα, τότε μαςδιαδικασία - όχι διαφορετικά από το εξώφυλλο. Και η επιλογή του χαρτονιού "κρούστα" - ένα από τα πρώτα καθήκοντα στη διαδικασία της "συσκευασίας" του εγγράφου. Με την πρώτη ματιά, δεν θα βρείτε τη διαφορά μεταξύ των πολυάριθμων υφιστάμενων ποικιλιών τους. Αλλά, έχοντας εξετάσει στενά, θα καταλάβετε ότι τα καλύμματα είναι τυποποιημένα, μη τυποποιημένα και χρησιμοποιούνται επίσης για μακροχρόνια αποθήκευση.

Τις περισσότερες φορές μπορείτε να βρείτε ένα τυποποιημένο κάλυμμαη μορφή είναι 229x324 mm. Χρησιμοποιείται σε όλες τις περιπτώσεις όταν ραμμένα φύλλα κανονικού μεγέθους. Εάν, για συγκεκριμένους λόγους, το έγγραφο έχει μάλλον συγκεκριμένη εμφάνιση και παραμέτρους, απαιτείται μια μη τυποποιημένη έκδοση του καλύμματος. Ο τελευταίος τύπος αναφέρεται σε αυτόν στον οποίο τα έγγραφα θα αποθηκευτούν για 25 ή περισσότερα έτη.

Σύμφωνα με τη νομοθεσία, καλύπτονταιπαράγονται μόνο από συμπαγές χαρτόνι σε σχέση με μια σημαντική περίοδο εργασίας. Είναι απαραίτητο να ληφθούν μέτρα για τη διατήρηση του κατάλληλου τύπου εγγράφου και της καταλληλότητάς του για χρήση μετά από ένα σοβαρό χρονικό διάστημα. Τα έγγραφα που προορίζονται για παράδοση στο κρατικό αρχείο αποθηκεύονται σε καλύμματα από υλικό όπως το χαρτόνι χωρίς οξύ.

Ας μιλήσουμε για την αρίθμηση φύλλων

Πριν τη σωστή κατάθεση εγγράφωννήμα, όλοι πρέπει να στοιβάζονται στη σωστή σειρά. Μετά από αυτό, η διαδικασία αρίθμησης γίνεται με απλό απλό μολύβι. Ο βασικός κανόνας εδώ είναι να αριθμήσετε τα φύλλα και όχι τις σελίδες του εγγράφου. Ένας αραβικός αριθμός τοποθετείται σε κάθε φύλλο στην πάνω δεξιά γωνία του. Ταυτόχρονα, τα σήματα μας δεν είναι υποχρεωμένα να "σέρνουν" στο κείμενο. Η γενική αρίθμηση των φύλλων δεν περιλαμβάνει την απογραφή των εγγράφων.

Ποιες είναι οι λεπτομέρειες που υπάρχουν στη διαδικασία αρίθμησης; Εάν ο αριθμός των εγγράφων που πρέπει να επισυναφθούν περιλαμβάνει ένα γράμμα ή πολλά από αυτά, πρώτα, ο φάκελος αριθμείται, στη συνέχεια εναλλάξ - κάθε ένα από τα φύλλα που περικλείονται σε αυτό. Εάν ο αριθμός των εισερχόμενων μονάδων είναι μεγαλύτερος από 250, είναι συνηθισμένο να το χωρίσετε σε αρκετούς όγκους. Καθένα από αυτά έχει τη δική του αρίθμηση.

Εντός του αρχείου αρχειοθέτησης μπορεί να υπάρχειέγγραφα που έχουν τη δική τους ξεχωριστή αρίθμηση σελίδων, για παράδειγμα, τη δημοσίευση περιοδικών. Αλλά, αρχειοθετώντας την υπόθεση στο αρχείο, αριθμούνται μεταξύ άλλων χωρίς να διαταράσσουν τη γενική τάξη.

Αν το συνημμένο φύλλο έχει μεγάλη μορφή, το δικό τουείναι σύνηθες να ξεδιπλώνεται και να τοποθετείται ο αριθμός στα δεξιά στην επάνω γωνία. Θα πρέπει να είναι δυνατή η ελεύθερη πρόσβαση στο κείμενο. Αν σε κάποιο από τα φύλλα είναι συνδεδεμένα χωριστά θραύσματα με την αδυναμία αποσύνδεσής τους, ολόκληρη η δεδομένη δέσμη αριθμείται ως μία. Είναι πάντα απαραίτητο να κάνετε μια απογραφή καθενός από τα κολλημένα κομμάτια, η οποία γίνεται στο πίσω μέρος ή στον ελεύθερο χώρο. Η αναφορά στο επικολλημένο έγγραφο πρέπει να υπάρχει στην επιγραφή ή στις σημειώσεις του γενικού καταλόγου με την ένδειξη του ονόματος. Τις περισσότερες φορές αυτές οι επενδύσεις σε ελεύθερους επαγγελματίες είναι έλεγχοι, αποσπάσματα ή φωτογραφίες.

Διόρθωση λαθών και απογραφή εγγράφων

Στην περίπτωση μερικώνόχι πολύ σοβαρό σφάλμα (για παράδειγμα, λείπει ένα ζεύγος φύλλων), αντί να επαναριθμήσετε ολόκληρο τον πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και πάλι τον ορισμό της γραμματοσειράς. Ωστόσο, οι αριθμοί στα άλλα φύλλα δεν αλλάζουν. Η εξάλειψη τέτοιων σφαλμάτων είναι δυνατή μόνο σε συμφωνία με το προσωπικό του αρχείου. Εάν εντοπιστούν ακαθάριστα σφάλματα, το έγγραφο θα πρέπει να αριθμείται εκ νέου. Οι παλιοί αριθμοί διαχωρίζονται όσο το δυνατόν προσεκτικά και προσθέτουν νέους. Σε αυτή την περίπτωση, η ανανέωση της αρίθμησης επιβεβαιώνεται και πάλι από μια πλήρης επιγραφή.

Χωρίς απογραφή, δεν θα λάβετε καμία αρχειακή επιχείρηση. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό αφορούν τον τίτλο του εγγράφου, την ημερομηνία σύνταξης, τον σχολιασμό και τον ίδιο τον πίνακα, αναφέροντας τους αριθμούς σειράς των φύλλων, τον αριθμό τους και τις σημειώσεις τους (αν είναι απαραίτητο). Τελειώνει με πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των εγγράφων με τη μορφή ενός αριθμού, διπλασιασμένο με λέξεις, τότε όλα σφραγίζονται με την υπογραφή του γραμματέα με την αποκρυπτογράφηση του ονόματος.

Πώς να ράψετε σωστά τα έγγραφα με νήματα

Ξεκινώντας τη διαδικασία σταυρωτής σύνδεσης,βεβαιωθείτε ότι όλα τα απαραίτητα υλικά και εργαλεία είναι στα χέρια σας. Εκτός από την πραγματική δουλειά, θα χρειαστείτε ένα ρολό, μια βελόνα, ένα χαρτόνι για την αρχειοθέτηση εγγράφων και ειδικά θέματα. Καθώς οι τελευταίοι είναι εφοδιασμένοι με ένα σπάγγγο, πρυμναία ή διατρυπημένα νήματα L-210. Η τελευταία ποικιλία χρησιμοποιείται συχνότερα για εργασίες γραφείου.

Στην αρχή της εργασίας, οποιαδήποτεκλιπ και άλλα μεταλλικά αντικείμενα, τότε τα φύλλα του αρχείου διπλώνονται σε ένα ομοιόμορφο, τακτοποιημένο πόδι. Στην αριστερή πλευρά του χώρου του πεδίου, γίνονται τρεις τρύπες με βελόνα ή με μια βελόνα. Η τοποθέτηση τους είναι καλύτερη στη μέση του ελεύθερου χώρου, που προορίζεται να είναι στα αριστερά για εσοχή, δηλαδή σε απόσταση περίπου ενάμιση εκατοστό. Αυτή η παρατήρηση είναι σημαντική, διότι διαφορετικά θα είναι δύσκολο να τα διαβάσετε μετά την κατάθεση εγγράφων.

Συμβουλές για ευκολία

Εάν οι ομαλές άκρες των οπών είναι για σαςθεμελιώδους σημασίας, πάρτε μια γροθιά. Αλλά θυμηθείτε ότι πάρα πολλά φύλλα του είναι πολύ σκληρά γι 'αυτόν. Βεβαιωθείτε ότι και οι τρεις τρύπες έχουν ομοιόμορφη απόσταση και απέχουν περίπου 3 εκατοστά μεταξύ τους και η μέση πρέπει να πέφτει στο μέσο της σελίδας.

Για να αποφύγετε τη ζημιά στη σελίδα τίτλου καιΗ κατάρρευση της επιχείρησης συνιστάται συχνά από το μπροστινό και πίσω μέρος της προβλήτας στη θέση της με ταινίες από χαρτόνι. Ένα νήμα θα περάσει μέσα από αυτό. Το συνηθισμένο μέγεθος είναι 70 cm, αλλά σε κάθε περίπτωση εξαρτάται από το πάχος της στοίβας.

Πώς να ραβδί 3 τρύπες

Ας αναφέρουμε το περιεχόμενο του αλγορίθμου για μια τέτοια κατάθεσηέγγραφα. Κατ 'αρχάς, η βελόνα περνάει μέσα από τις οπές, με το άκρο του νήματος να παραμένει στην κάτω πλευρά. Στη συνέχεια, θα πρέπει να το βάλετε στο πάνω μέρος των τρυπών. Ως αποτέλεσμα, και τα δύο άκρα του τοποθετούνται στη σειρά μιας στοίβας τρυπημένων φύλλων. Η βελόνα τραβιέται μέσω της κάτω από τις οπές και τραβήξαμε το νήμα στην μπροστινή πλευρά. Στη συνέχεια χαμηλώστε και πάλι τη βελόνα στη μέση τρύπα. Έτσι, το νήμα μας συντάχθηκε με όλες τις απαραίτητες τρύπες, μετά την οποία τα δύο άκρα στερεωμένα στο πίσω μέρος του εγγράφου μια ισχυρή κόμπο. Οι άκρες είναι περίπου 5 εκ. Μήκος.

Ακριβώς στον κόμβο ένα χαρτί είναι κολλημένο με λεκτική επιγραφή. Παρακάτω θα εξετάσουμε την τεχνολογία της κατασκευής της.

Το έγγραφο μπορεί να ραμμένο με 4 τρύπες. Πώς να το κάνετε αυτό; Η διαδικασία δεν είναι καθόλου περίπλοκη. Τέσσερις οπές θραύονται κάθετα συμμετρικά με τη διάταξη σε έναν μόνο άξονα. Αφήνοντας την ουρά του νήματος από το πίσω μέρος της πρώτης τρύπας, στερεώνουμε τα ράμματα και στη συνέχεια συνδέουμε τον κόμπο με τον ίδιο τρόπο όπως περιγράφηκε παραπάνω. Το υλικολογισμικό πρέπει να διπλασιαστεί δύο φορές για να εξασφαλίσει δύναμη και αξιοπιστία.

Επιστολή αξιοπιστίας

Το επόμενο βήμα μετά την αρίθμηση και το υλικολογισμικό -παρέχοντας την υπόθεσή μας με λεκτική επιγραφή. Τι είναι αυτό; Αυτό το αυτοκόλλητο έχει μέγεθος 4x6 εκ. Με το κείμενο "Ρυθμισμένα και αριθμημένα ... φύλλα" (ο αριθμός τους αναφέρεται τόσο σε σχήμα όσο και σε λέξεις). Στη συνέχεια, δηλώνεται η θέση του υπαλλήλου που κατέθεσε το έγγραφο με την ημερομηνία και την προσωπική υπογραφή. Αν απαιτείται έγκριση από σφραγίδα, πρέπει επίσης να σημειωθεί. Η επιγραφή είναι κολλημένο πάνω του κόμβου μας δεμένα άκρες των νημάτων που σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να παραμείνει ελεύθερη. Η υπογραφή τίθεται στο τέλος της όλης διαδικασίας, όταν η κόλλα είναι ήδη ξηρή. Αυτό γίνεται για να αποφευχθεί η εξάπλωσή του. Η εκτύπωση (αν υπάρχει) τοποθετείται στο φύλλο, εν μέρει στην ίδια την επιγραφή.

Και μόνο μετά από το ράψιμο, αριθμημένο, σφραγισμένο με υπογραφή και σφραγίδα, μπορεί να σταλεί στο αρχείο.

Πρέπει να είναι η στάση απέναντι στην επί λέξησοβαρή και προσεκτική. Είναι αυτή που είναι τα αποδεικτικά στοιχεία του απαραβίαστου της υπόθεσης. Σε περίπτωση παραβίασης της ακεραιότητας ή της μεροληψίας του, το έγγραφο μπορεί να μην γίνει δεκτό από τους φορείς ελέγχου ή μπορεί να προσβληθεί ενώπιον του δικαστηρίου.

Τι και γιατί είμαστε ραμμένες

Όλα τα έγγραφα πρέπει να είναι ραμμένα μαζί,υπό την προϋπόθεση να παραδοθούν στο αρχείο ή σε οποιοδήποτε από τα όργανα ελέγχου στα οποία ανήκει ο φορολογικός έλεγχος, το συνταξιοδοτικό ταμείο και πολλά άλλα. Δεν μπορείτε να τοποθετήσετε έγγραφα κολλημένα ή συρραφθέντα με συρραπτικό. Όπως αναφέρθηκε ήδη, σε περίπτωση που αποκαλύπτεται ασυμφωνία με τους κανόνες της τήρησης αρχείων, απλά δεν θα το δεχτείτε.

Μια τέτοια διαδικασία είναι κυρίωςτα έγγραφα της στελέχωσης και της λογιστικής. Όσοι από αυτούς, τα χαρτιά για τα οποία ολοκληρώθηκαν, ένα χρόνο αργότερα, να κατατεθούν στα αρχεία του οργανισμού ή της επιχείρησης. Σε ειδικά αρχειακά ιδρύματα μεταφέρονται περιπτώσεις με παλαιές περιόδους νόμιμης διατήρησης. Ορίζεται από το νόμο ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου. Για παράδειγμα, απαιτούνται τουλάχιστον 75 χρόνια για την αποθήκευση συμβολαιογραφικών αρχείων, βιβλίων οικονομικής λογιστικής και εγγράφων με πληροφορίες για το προσωπικό.

Η διάρκεια ζωής των σχεδίων σχεδίων είναι πολύλιγότερο - μόνο 20 χρόνια. Η φωτοαπόδοση λαμβάνεται για 5 χρόνια. Τα αρχειακά ιδρύματα υπόκεινται στην παράδοση επιχειρήσεων, τόσο των δημόσιων όσο και των ιδιωτικών επιχειρήσεων. Ταυτόχρονα, καθήκον κάθε μη κρατικής δομής είναι να συνάψει σύμβαση με την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία για αυτό.

Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι το δικαίωμα εισαγωγής εγγράφωνμόνο ο υπάλληλος που έχει αυτό το καθήκον καταχωρείται στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Σε περίπτωση κακής σύνδεσης των εγγράφων, σας περιμένουν ορισμένες κυρώσεις, ειδικά εάν υπάρχουν αλλαγές ή ελλείψεις ορισμένων σημαντικών φύλλων.

Ας επιστρέψουμε στις τεχνολογίες των συνδετήρων

Οι μέθοδοι σταυρωτής σύνδεσης που περιγράφονται παραπάνω είναι κατάλληλες τόσο γιααρχείο και για φορολογική επιθεώρηση. Αλλά η κατάθεση των λογιστικών εγγράφων, που αποθηκεύονται για μεγάλο χρονικό διάστημα (περισσότερο από 10 χρόνια), θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα ισχυρή - πιο συχνά σε 5 τρύπες. Η ετικέτα επαλήθευσης γίνεται σε ειδικό χαρτί για να βλέπουμε καθαρά τον κόμβο κάτω από την ετικέτα και δεν υπάρχει αμφιβολία για την ακεραιότητα του εγγράφου.

Αν βρίσκονται σε περιβάλλον γραφείου, τρυπώνουν τρύπεςτα συμβατικά χαρτοπετσέτες και στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, για την παραγωγή μεγάλων ποσοτήτων χαρτιού (για παράδειγμα, σε τυπογραφεία) χρησιμοποιούν επαγγελματικό εξοπλισμό με τη μορφή μηχανών διάτρησης χαρτιού ή μηχανών δέσμευσης. Αυτοί οι μηχανισμοί έχουν μια σοβαρή χωρητικότητα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε χειροκίνητα είτε ηλεκτρικά.

Μηχανισμό μηχανής

Στην καρδιά αυτών των συστημάτων ή μηχανών είναι το κλασικόμε ελατήρια. Μία τέτοια δεσμευτική μηχανή είναι εφοδιασμένη με διάταξη διάτρησης. Ένας άλλος μηχανισμός είναι η τοποθέτηση του εγγράφου σε ένα ελατήριο από πλαστικό, μετά από το οποίο προστίθενται χαρτόνι ή πλαστικά καλύμματα στο κάτω μέρος και στην κορυφή της μονάδας.

Το πλεονέκτημα μιας δεσμευτικής μηχανής είναιτη δυνατότητα προσάρτησης πολύ ογκωδών εγγράφων. Το πάχος του μπλοκ μπορεί να φτάσει έως 500 σελίδες. Και επίσης - τη δυνατότητα διαγραφής ή προσθήκης σελίδων και φύλλων σε ήδη αλληλεπικαλυμμένο έγγραφο. Τα μειονεκτήματα είναι αρκετά σοβαρή επιδεξιότητα και όχι πολύ υψηλή αντοχή.

Εάν η δεσμευτική μηχανή για την αρχειοθέτηση των εγγράφωνπου είναι εξοπλισμένα με μεταλλικά ελατήρια για τα οποία έχει οριστεί ένα βήμα και τρυπώνονται οπές σύμφωνα με αυτό, οι μπλοκ χαρτιού τοποθετούνται σε ένα εύκαμπτο ελατήριο από χάλυβα, το οποίο στη συνέχεια συμπιέζεται και κλείνει. Πλεονεκτήματα της συσκευής με μεταλλικά ελατήρια - σε μια πιο εμφανή τελική μορφή και αυξημένη αξιοπιστία σε σύγκριση με τη σύνδεση των ελατηρίων από πλαστικό. Αλλά δεν μπορείτε να εισάγετε ή να αφαιρείτε φύλλα χωρίς ζημιά.

Εκτός από τις πηγές, υπάρχουν συσκευές πουη αρχή της σύνδεσης με μια πλαστική χτένα των οποίων τα δόντια είναι κυρτωμένα. Υπάρχει επίσης μια δέσμευση για τη σπείρα, την οποία γνωρίζουμε από τα ημερολόγια ημερολόγια, σημειωματάρια και ημερολόγια. Μετά τη διάτρηση των τρυπών μέσα τους, ένας σπειροειδής άνεμος (3-4 περιστρέφεται χειροκίνητα, το υπόλοιπο αυτόματα).

Η πρόοδος δεν παραμένει ακίνητη

Τι είναι η θερμική δέσμευση; Πρόκειται για μια σύγχρονη μηχανή δέσμευσης εγγράφων, στην οποία είναι δυνατή μια γρήγορη και ενιαία σύνδεση. Με τη βοήθεια μηχανών θερμο-δεσμεύσεως είναι δυνατή η πλήρωση μεγάλου αριθμού υλικών, καθώς και η δημιουργία ενιαίων αντιγράφων. Αυτή η επιλογή είναι ιδιαίτερα κατάλληλη για την αποστολή αναφορών, συμβάσεων και διαφημιστικού υλικού.

Μια μηχανή λειτουργεί για αυτόν τον τύπο σύνδεσηςχρήση θερμικών ρωγμών και θερμικών φύλλων με διαφορετικά χρώματα και μεγέθη. Ανάλογα με τον αριθμό των φύλλων της θήκης, επιλέγεται ένα θερμικό κάλυμμα ορισμένου πάχους, τότε τα πάντα τοποθετούνται μαζί στη συσκευή. Το εσωτερικό του άκρου του καλύμματος είναι λερωμένο με ένα στρώμα κόλλας πολυμερούς. Το μηχάνημα είναι εφοδιασμένο με ένα στοιχείο θέρμανσης, λόγω του οποίου αυτό το πολυμερές τήκεται και όλα τα φύλλα είναι συγκολλημένα στη θερμή στρώση.