Αναφορά διαχείρισης: η βάση για τη σύνταξη της
Η αναφορά διαχείρισης είναι ένα έγγραφο,αντανακλώντας τις κύριες διαδικασίες που πραγματοποίησε η επιχείρηση κατά την περίοδο αναφοράς. Κάθε οργάνωση έχει το δικαίωμα να καθορίζει ανεξάρτητα τα συγκεκριμένα συστατικά στοιχεία ενός τέτοιου εγγράφου. Κυρίως, η αναφορά επικεντρώνεται στους χρήστες της και το περιεχόμενο εξαρτάται από τις απαιτήσεις τους και από τον τύπο των πληροφοριών που τους ενδιαφέρουν.
Ωστόσο, όπως και με οποιοδήποτε άλλουπάρχουν βασικές αρχές στις οποίες βασίζεται η αναφορά διαχείρισης. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να τηρεί την αρχή της απλότητας. Δεν είναι απαραίτητο να υπερφορτωθεί το έγγραφο με περιττές και περιττές πληροφορίες σε ένα συγκεκριμένο χρήστη, είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν μόνο σημαντικοί δείκτες. Επιπλέον, το μέγεθός του θα πρέπει να ορίζεται σαφώς, για παράδειγμα, ένα φύλλο μορφής A3. Θα βοηθήσει επίσης να επιλέξετε τα πιο ενδιαφέροντα και ενημερωτικά γεγονότα. Αλλά το κύριο θέμα: η αναφορά διαχείρισης πρέπει να τηρεί την αρχή της αποδοτικότητας, δηλαδή το περιεχόμενό της θα πρέπει να επιτρέπει στον χρήστη να λαμβάνει αποτελεσματικά μέτρα για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Με απλά λόγια, οι πληροφορίες που παρέχονται πρέπει να είναι έγκαιρες.
Η τακτική σύνταξη τέτοιου εγγράφου θα επιτρέψειο επικεφαλής της εταιρείας είναι πεπεισμένος για την αποτελεσματικότητα της μελλοντικής λειτουργίας της εταιρείας, καθώς το προσωπικό θα ενεργεί σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν αναπτυχθεί. Επιπλέον, ο ειδικός πρέπει να εκτελέσει όλες τις εργασίες για να ολοκληρώσει την αναφορά εντός της καθορισμένης προθεσμίας. Ταυτόχρονα, όλες οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σαφείς στον διαχειριστή του συγκεκριμένου συνδέσμου για τον οποίο προορίζεται. Οι σωστά γραπτές και καλά γραπτές εκθέσεις διαχείρισης αντικατοπτρίζουν πλήρως τις δραστηριότητες της επιχείρησης και δεν προκαλούν την εμφάνιση πρόσθετων θεμάτων.
Δεδομένου ότι η διοίκηση της επιχείρησης μπορείγια να καθορίσει το περιεχόμενο αυτού του εγγράφου, τότε η μορφή της πρότασής της επιλέγεται επίσης κατά την κρίση της. Με όρους, υπάρχουν τρεις τρόποι για την εμφάνιση πληροφοριών: γραφικά, κείμενα και με τη μορφή πίνακα. Κατά κανόνα, ο εμπειρογνώμονας βασίζεται στον χρήστη. Για παράδειγμα, για έναν λογιστή η πιο βολική και κατανοητή είναι μια πινακοποιημένη αναφορά και όλες οι διορθώσεις και εξηγήσεις μπορούν να υποβληθούν με τη μορφή σημείωσης κειμένου. Ενώ είναι ευκολότερο για έναν επενδυτή ή έναν αναλυτή να εκτιμήσει την κατάσταση των πραγμάτων χρησιμοποιώντας γραφήματα.
Ξεχωριστά θέλουμε να μιλήσουμε για το χρονοδιάγραμμαδεδομένου ότι ο εν λόγω παράγοντας καθορίζει τη συνάφειά του και, κατά συνέπεια, την επικαιρότητα των ληφθεισών αποφάσεων. Επομένως, συνήθως χρησιμοποιείται διαχωρισμός σε βραχυπρόθεσμους και μεσοπρόθεσμους λογαριασμούς και υπάρχει επίσης μια περιοδική. Η τελευταία περιλαμβάνει την εμφάνιση δεικτών που επιτρέπουν την ανάπτυξη συγκεκριμένων δραστηριοτήτων για μεγάλο χρονικό διάστημα, δηλαδή για τον προσδιορισμό των στρατηγικών στόχων της εταιρείας.
Το έγγραφο αντανακλά πλήρωςδυναμικό της επιχείρησης, λαμβάνεται υπόψη η βραχυπρόθεσμη αναφορά διαχείρισης. Το παράδειγμά του είναι με τη μορφή ημερήσιων και εβδομαδιαίων συλλογών δεικτών βάσει των οποίων αναπτύσσουν συγκεκριμένες δραστηριότητες για την επόμενη περίοδο. Οι κύριοι χρήστες σε αυτό το επίπεδο είναι μεσαίοι διαχειριστές.
Μεσοπρόθεσμη αναφορά διαχείρισηςγίνεται μηνιαία. Περιέχει όχι μόνο τους δείκτες για την προηγούμενη περίοδο αλλά και τις προβλέψεις για τη μελλοντική δραστηριότητα. Παρέχεται κυρίως στην ομάδα διαχείρισης, καθώς μπορούν να αποφασίσουν για την ανάγκη εισαγωγής ορισμένων προσαρμογών στη διαδικασία παραγωγής. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορεί να προσφέρει σημαντική βοήθεια στην εταιρεία και επηρεάζει θετικά το οικονομικό αποτέλεσμα. Μετά από όλα, τα διευθυντικά στελέχη και τα διευθυντικά στελέχη βλέπουν τι να περιμένουν από τη μελλοντική περίοδο διατηρώντας παράλληλα τις προηγούμενες θέσεις.
