Απολύτως κάθε οργάνωση αποτελείται απόεξειδικευμένες υπηρεσίες, οι δραστηριότητες των οποίων έχουν διαφορετική εστίαση. Πολλοί από αυτούς εμφανίστηκαν κατά τους τελευταίους αιώνες και έχουν παραμείνει σε χρήση μέχρι τώρα. Ο λόγος για αυτό είναι η ανάγκη να πραγματοποιηθούν ορισμένες δραστηριότητες στην οργάνωση και τον καταμερισμό της εργασίας μεταξύ ειδικών διαφορετικών κατευθύνσεων. Αυτό περιλαμβάνει την εργασία με την τεκμηρίωση που αντιμετωπίζουν τα γραφεία του γραφείου.
Ποιο είναι το γραφείο;
Προς το παρόν υπάρχουν πολλές ερμηνείεςτου όρου αυτού. Τα πιο φημισμένα επεξηγηματικά λεξικά λένε ότι το γραφείο είναι ένα τμήμα ενός ιδρύματος ή ενός οργανισμού που διαχειρίζεται την εργασία γραφείου. Στις επιχειρήσεις, ο αριθμός των υπαλλήλων αυτού του τμήματος μπορεί να αποδοθεί σε ειδικούς που εργάζονται με τα αρχεία στα οποία φυλάσσεται η τεκμηρίωση και τα στοιχεία των νέων εγγράφων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος παρακολουθούν τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων αναλώσιμων γραφείου, αγοράζουν σε περίπτωση έλλειψης πρόσθετων αντικειμένων. Παρά τη γενική παρανόηση, το γραφείο είναι το πιο σημαντικό στοιχείο κάθε οργάνωσης, ειδικά αν λειτουργεί για κυβερνητικούς και στρατιωτικούς σκοπούς. Αλλά στην περίπτωση αυτή, μεταξύ των κύριων αρμοδιοτήτων των ειδικών του γραφείου είναι η δημιουργία, η επεξεργασία, η εγγραφή και η αποθήκευση εγγράφων που διεξάγονται με αυστηρή μυστικότητα.
Ποιος εργάζεται σε αυτό το τμήμα;
Στις μικρές επιχειρήσεις, το γραφείο είναι μικρόένα δωμάτιο όπου εργάζονται δύο έως τέσσερα άτομα, συμπεριλαμβανομένου ενός διευθυντή, ενός επιθεωρητή που εποπτεύει την εκτέλεση εντολών και μηχανικών, μερικές φορές αντικαθίστανται όλοι από έναν γραμματέα γραφείου. Σε μεγάλους οργανισμούς, το προσωπικό του τμήματος μπορεί να φτάσει μέχρι 15-20 άτομα.
Μπορούμε να πούμε ότι το γραφείο είναι το μόνο τμήμα του οργανισμού που έχει άμεση σχέση με όλα τα άλλα τμήματα της εταιρείας σε όλα τα στάδια της εργασίας
