Αναφορά εγγράφου: τύποι, μορφή, δείγμα και σχεδιασμός

Η σωστή συντήρηση της τεκμηρίωσης είναι σημαντική για οποιαδήποτεοργάνωση, καθώς σας επιτρέπει να ασκείτε αρμοδιότητα σε βασικές δραστηριότητες και να μην φοβάστε φορολογικές και άλλες επιθεωρήσεις. Τα έγγραφα αναφοράς εκπονούνται με διάφορες μορφές και μορφές. Τα είδη των εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας, τη φύση των δραστηριοτήτων της και πολλούς άλλους παράγοντες.

Γενική ιδέα

Το έγγραφο αναφοράς αντικατοπτρίζει ένα σύνολο δεικτών μετα αποτελέσματα των εργασιών της εταιρείας για την επιλεγμένη περίοδο. Η αναφορά μπορεί να περιέχει πίνακες με λογιστικά, στατιστικά και άλλα δεδομένα. Η έκθεση είναι το αποτέλεσμα των εργασιών σχετικά με τις λογιστικές πληροφορίες.

Οι εκθέσεις καταρτίζονται σύμφωνα με τα έντυπασυνιστούν το Υπουργείο Οικονομικών και την Υπηρεσία Στατι- στικής Στατιστικής. Μπορούν να είναι εκθέσεις για συγκεκριμένες βιομηχανίες, καθώς και για τα εδαφικά τμήματα - περιοχές, περιοχές, για την πληρότητα της οικονομίας.

Τα έγγραφα αναφοράς μπορούν να ταξινομηθούν ανά τύπο, περίοδο, όγκο δεδομένων, βαθμό γενίκευσης.

Ποικιλίες

Κατά τύπο αναφοράς διαιρείται σε:

• λογιστική ·
• στατιστική ·
• λειτουργικό.

Λογιστική - είναι ένα συστηματοποιημένο στοιχείο για την ιδιοκτησία του οργανισμού, τα οικονομικά του, τις επιδόσεις του. Τα αναφερόμενα λογιστικά έγγραφα προετοιμάζονται βάσει λογιστικών πληροφοριών.

Στατιστική προετοιμάζεται σύμφωνα με στατιστικούς, λογιστικούς και λειτουργικούς λογαριασμούς.

Λειτουργικό εκπονείται η υποβολή εκθέσεων σχετικά με λειτουργικά υλικά για τοορισμένα χρονικά διαστήματα - μια εβδομάδα, ένα μήνα, μια δεκαετία κ.ο.κ. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν να διατηρηθεί ο επιχειρησιακός έλεγχος των διαδικασιών εργασίας στον οργανισμό.

Η κανονικότητα της σύνταξης των λογιστικών εγγράφων μπορεί να είναι:

• ενδοημερήσια - για την ημέρα, πέντε ημέρες, μια δεκαετία, ένα μήνα, ένα τέταρτο, έξι μήνες.
• ετήσιο είναι μια περίληψη για το έτος.

Η ετήσια στατιστική αναφορά είναι τρέχουσα και η λογιστική είναι ενδιάμεση.

Ο βαθμός γενίκευσης των πληροφοριών στην αναφορά μπορεί να είναι διαφορετικός. Ανάλογα με αυτόν τον δείκτη, οι αναφορές είναι:

• πρωταρχικά - συντάσσονται άμεσα από τον οργανισμό.
• σύνοψη - προετοιμάζονται από ανώτερα θεσμικά όργανα.

Οποιαδήποτε αναφορά πρέπει να παρέχει αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες του οργανισμού, την οικονομική του θέση, τις επιδόσεις του, τυχόν αλλαγές στις πληροφορίες αυτές.

Εμφάνιση και περιεχόμενο

Οι μορφές των λογιστικών εγγράφων εγκρίνονται με κυβερνητικούς κανονισμούς.

Κάθε εταιρεία διατηρεί εσωτερικές αναφορές,η οποία παρέχει πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή σχεδίων, οδηγιών της ηγεσίας. Οι εκθέσεις αυτές εκπονούνται από ειδικούς από διάφορα τμήματα της εταιρείας και παρέχονται στη διοίκηση. Αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να ονομαστεί έκθεση ή πιστοποιητικό.

Οι εκθέσεις εντός των ιδρυμάτων γίνονται σε αυθαίρετη μορφή. Υποβάλλονται σε φύλλα χαρτιού ή στο επιστολόχαρτο της οργάνωσης.

Οι ακόλουθες πληροφορίες είναι υποχρεωτικές στην αναφορά:

• όνομα οργανισμού ·
• το όνομα της δομικής μονάδας ή τμήματος της εταιρείας ·
• το όνομα του εγγράφου ·
• την ημερομηνία και τον αριθμό της ·
• τον τίτλο?
• απευθείας το κείμενο με τα αποτελέσματα του έργου.
• υπογραφή;
• έγκριση ή επίλυση.

Το κείμενο της έκθεσης περιέχει πλήρεις πληροφορίες για τοτέλεια δουλειά, ανάλυση των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων. Συμπερασματικά συντάσσονται, εφόσον είναι αναγκαίο, προτάσεις. Συχνά, στις εκθέσεις επισυνάπτονται επεξηγηματικές σημειώσεις. Η ημερομηνία της έκθεσης θα πρέπει να συσχετίζεται με τη δήλωση του επικεφαλής.

Επαγγελματικά ταξίδια

Ένας ξεχωριστός τύπος αναφοράς είναι τα λογιστικά έγγραφα για τη διαμονή σε ξενοδοχεία σε περιπτώσεις επίσημου ταξιδιού ειδικών.

Στο κόστος του ταξιδιού περιλαμβάνεται η δαπάνη για το δωμάτιο του ξενοδοχείου. Σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου, η εταιρεία υποχρεούται να αποζημιώσει τον εργαζόμενο για όλες τις δαπάνες που σχετίζονται με την πληρωμή ενός δωματίου ξενοδοχείου.

Ένας υπάλληλος που επιστρέφει από επαγγελματικό ταξίδι παρέχει ένα από τα παρακάτω έγγραφα:

• λογαριασμό ·
• ελέγξτε;
• απόδειξη παραλαβής.

Ποιο από τα έγγραφα αυτά θα είναι το πιο πιστό και δεν θα προκαλέσει ερωτήσεις από τις φορολογικές αρχές;

Εάν το ξενοδοχείο δεν χρησιμοποιεί τα ταμειακά μηχανήματα, τότε ο υπάλληλος του ξενοδοχείου πρέπει να εκδώσει ένα ειδικό έντυπο. Μπορείτε να το ονομάσετε διαφορετικά: μια απόδειξη, μια επιταγή, ένα κουπόνι.

Απαιτήσεις για έντυπα

Σε κάθε ξενοδοχείο υπάρχει μια φόρμα, αλλά έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με εγκεκριμένες απαιτήσεις. Τα έγγραφα αναφοράς για τη στέγαση πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• η έκθεση περιέχει τα απαραίτητα στοιχεία (όνομα του οργανισμού, αριθμός του, σειρά, διεύθυνση, TIN, σφραγίδα).
• η ίδια η φόρμα κατασκευάζεται σε τυπογραφείο ή με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων που προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και διατηρούν πληροφορίες για πέντε έτη.
• το έγγραφο φέρει έναν αριθμό και μια σειρά.

Εάν ένας υπάλληλος παρουσίασε ένα έγγραφο που δεν απαντάενέκρινε τις απαιτήσεις και η εταιρεία την έκανε αποδεκτή και διεξήγαγε με την εμφάνιση αξιώσεων από φορολογικούς υπαλλήλους, ο οργανισμός θα μπορεί να υπερασπίσει τα δικαστικά του έξοδα.

Εάν το ξενοδοχείο διαθέτει ένα γραφείο εισιτηρίων

Συνήθως στα ξενοδοχεία υπάρχει ένας έλεγχος-μετρητάτεχνική. Στη συνέχεια δεν συμπληρώνονται τα λογιστικά έγγραφα για τη στέγαση και ο εργαζόμενος λαμβάνει μια απόδειξη μετρητών. Είναι αυτός που μιλά για το γεγονός της εγγραφής και πληρωμής ενός δωματίου του ξενοδοχείου.

Ένας λογαριασμός ή άλλο έγγραφο που παρέχει στοιχεία σχετικά με την εγγραφή συγκεκριμένου υπαλλήλου μπορεί να επισυνάπτεται στην επιταγή.

Εάν ο εργαζόμενος έλαβε επιταγή αντί για επιταγήμια εντολή παραλαβής μετρητών, σε μια τέτοια περίπτωση, κατά την προετοιμασία των λογαριασμών μπορεί να υπάρχουν προβλήματα από τους φοροτεχνικούς. Φυσικά, η εταιρεία μπορεί να υπερασπιστεί τα συμφέροντα της στο δικαστήριο, αλλά αυτή η διαδικασία δεν είναι πολύ απλή.

Τα έσοδα για PKO παρέχονται επίσης ωςλογιστικά έγγραφα για διαμονή σε ξενοδοχείο. Είναι επίσης αποδεκτές και συνήθως δεν προκαλούν περιττές ερωτήσεις. Τα παραστατικά θεωρούνται επίσημα έγγραφα που πιστοποιούν την παραλαβή χρημάτων από τη διοίκηση του ξενοδοχείου.

Ελλείψει εγγράφων

Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου ένας υπάλληλος δεν το κάνειδεν παρέχει ένα ενιαίο έγγραφο. Στη συνέχεια ο λογιστής ζητά από το ξενοδοχείο πιστοποιητικό κατοικίας ενός συγκεκριμένου ατόμου. Και στην εταιρεία θα πρέπει να υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με την περίοδο ταξιδιού αυτού του υπαλλήλου.

Αυτές οι αποχρώσεις μπορεί να οδηγήσει σε διαφορές με εφοριακούς υπαλλήλους, οι οποίοι εγκαταστάθηκαν στο δικαστήριο είναι γενικά υπέρ της οργάνωσης.

Η κατάσταση της παράλειψης παροχής εγγράφων μπορείεξηγεί ότι ο εργαζόμενος δεν ζούσε σε ξενοδοχείο, αλλά σε ένα νοικιασμένο διαμέρισμα. Σε αυτή την περίπτωση, η εταιρεία πληρώνει για τη μίσθωση των κατοικιών, ο εργαζόμενος δεν φέρει κανένα κόστος, έτσι δεν είναι αποζημίωση.

Συχνά οι λογιστές θέτουν μια ερώτηση - πώς τότενα εξετάσει το κόστος της φορολογίας; Η εταιρεία μπορεί να αναφέρει κατά την πραγματοποίηση των κερδών της τα έξοδα που προκύπτουν από τη στέγαση, αλλά μόνο κατά τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία ο εργαζόμενος της κατοικούσε στην πραγματικότητα. Τα έξοδα σε όλες τις άλλες περιόδους θα θεωρούνται παράλογα έξοδα και δεν θα γίνονται αποδεκτά από τις φορολογικές δομές.

Η προετοιμασία των εγγράφων αναφοράς είναι σημαντική καιμια κρίσιμη στιγμή στις δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού. Κατά κανόνα, το λογιστικό προσωπικό ή οι διευθυντές των διαρθρωτικών τμημάτων της επιχείρησης ασχολούνται με αυτό. Εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες τρίτων εταιρειών.